De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur opgesteld. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Rapportering Kader organisatiebeheersingssysteem 2022-2023
In zitting van 30 juni 2020 keurden de Gemeente- en OCMW-raad een kader goed voor de uitrol van een organisatiebeheersingssysteem voor gemeente en OCMW Ruiselede. Dit kader diende een structuur te vormen waarop gemeente en OCMW Ruiselede konden evolueren naar een moderne, lerende organisatie die ernaar streeft zichzelf continu te verbeteren en haar doelstellingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier te bereiken.
Binnen dit kader werd ervoor geopteerd om zowel de beleidsopvolging als de organisatiebeheersing op te nemen.
De pijlers van het ‘Kader organisatiebeheersing: lerende organisatie’ zijn:
-Beleidsopvolging op basis van de beheers- en beleidscyclus: uitvoering en opvolging van de doelstellingen, actieplannen, acties en bijhorende budgetten die werden opgenomen in het MJP 2020-2025 – taak: MAT en SC/VB
-Analyse van organisatie-brede processen: analyse van de processen binnen de organisatie op basis van de leidraad van Audit Vlaanderen waarbij 10 thema’s worden onderworpen aan een maturiteitsinschatting en een risicoanalyse. Op basis van deze resultaten worden verbeteracties geformuleerd die geïntegreerd worden in het MJP.- taak: MAT
-Analyse van kern- of werkprocessen: opmaak van producthandboeken – taak: diensten en MAT
In het kader werden ook de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld waarbij zowel leidinggevenden, coördinatoren, diensten als mandatarissen werden opgenomen.
Tijdens de periode juni 2022-juni 2023 werd dit kader slechts gedeeltelijk uitgevoerd. De stappen in het fusietraject, personeelsafwezigheden, wervingsproblematiek en de vele lopende projecten zorgden ervoor dat organisatiebeheersing tijdens het voorbije jaar juni 2022-juni 2023 op de achtergrond kwam te staan gezien er voorrang werd gegeven aan enerzijds vermelde uitzonderlijke trajecten en de uitvoering van het reguliere beleid en anderzijds de voortgang van het meerjarenplan.
Hoewel de organisatie er aldus niet voldoende in slaagde om de vastgelegde mijlpalen te halen en het organisatiebeheersingssysteem structureel op te volgen en bij te sturen, stond de organisatie het afgelopen jaar steeds open voor continue verbetering in het streven naar een moderne organisatie, getuige hiervan diverse verbeteracties die werden gerealiseerd.
Klachtenrapportage 2022-2023
Hoewel de organisatie periodiek meldingen ontvangt (telefonisch, via email of via de meldingskaart,…) met betrekking tot allerhande thema’s (staat van het wegdek, zwerfvuil, een defect,…) en sommige zelfs terugkerend, werden er bij de diensten van gemeente en OCMW het voorbije jaar 3 formele klachten ontvangen kaderend binnen het Participatiereglement, artikel 6 Klachtenbehandeling, dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad en OCMW-raad in zitting van 30 juni 2020. 1 klacht werd onontvankelijk verklaard, 2 klachten waren ontvankelijk maar bleken niet gegrond te zijn.
Planning 2023-2024
In 2023-2024 wordt er naar gestreefd om het MJP verder uit te voeren en het organisatiebeheersingssysteem verder structureel op te volgen en acties te formuleren en uit te voeren. Gelet op het fusietraject wordt ook de evaluatie van het kader meegenomen.
Enig artikel:
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling dat als bijlage aan dit besluit wordt gehecht.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Florian Van de Sompel
Algemeen Directeur
Greet De Roo
Burgemeester-Voorzitter