De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur opgesteld. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de Gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De Gemeenteraad keurt het ontwerp en de kostenraming voor het vernieuwen van de voorbouw aan de sporthal goed.
Dit punt werd toegelicht door Ir.-architect Wim Baekelandt van bureau Verba.
Voor het vernieuwen van de voorbouw aan de sporthal werd een ontwerp opgemaakt door Architectenbureau Verba uit Ardooie.
De voorbouw bestaat momenteel uit de toegangen naar de sporthal en Zaal Sport en spel, zes kleedkamers, een sanitair blok, een vergaderlokaal, EHBO-lokaal en bergruimte.
De keuze om de volledige voorbouw te vernieuwen is gegroeid door ook de toegankelijkheid en het beheer van het complex te herbekijken naar optimalisatie. Grootste wijziging is het feit dat er gewerkt zal worden met één centrale ingang voor de sporthal en Zaal sport & spel. Er is extra aandacht gegaan naar het scheiden van bezoekers en sporters. Dit komt de uitbating en de privacy van de spelers ten goede. Er werd bij de keuze en inplanting van de verschillende nieuwe lokalen ook rekening gehouden met een toekomstige bijkomende sportzaal en eventuele herlokalisering van de cafetaria.
De nieuwbouw bestaat dus uit één centrale ingang geaccentueerd door een luifel en voorzien van een sas met automatische schuifdeuren. Er is een ruime onthaalbalie met bureauruimte en een afzonderlijk vergaderlokaal. Verder is er een EHBO lokaal, acht groepskleedkamers en twee individuele (scheidsrechter)kleedkamers allemaal met doucheruimte.
Er werd een afzonderlijk sanitair voorzien voor de bezoekers en voor de spelers. Ook Zaal sport en spel behoudt zijn sanitair blok om los van de sporthal te kunnen functioneren. Om te voldoen aan de huidige normen voor ventilatie is er tenslotte een groot lokaal voorzien voor de nodige technieken die ook gedeeltelijk zal gebruikt worden als bergplaats. Op vlak van energiebesparing wordt met deze nieuwbouw ook getracht om beter te doen dan de huidige normen. Er is het automatische sas aan de ingang die warmteverliezen zal beperken. Het sanitair warm water zal eerst worden opgewarmd via zonnepanelen en zonnecollectoren in plaats van uitsluitend met gasverwarming. Ook de ventilatie unit bevat een warmtewisselaar.
De plannen werden toegelicht op de Sportraad van 12 mei 2021. Het advies van de Sportraad was om twee scheidsrechterkleedkamers te voorzien, wat ook opgenomen is in het bouwprogramma.
Het ontwerp wordt geraamd op € 745.230 excl. btw of € 901.728 incl. btw (Zie detail in bijlage). Ten opzichte van de voorziene budgetten in de meerjarenplanning is dit een verhoging van € 250.000 die enerzijds te wijten is aan een grotere oppervlakte die uiteindelijk wordt vernieuwd (inkom en luifel) maar ook de recente prijsstijging van de bouwmaterialen hebben een grote invloed op de prijszetting.
Het schepencollege keurde de plannen en de kostenraming goed in zitting van 4 november 2021.
Na goedkeuring van de plannen door de gemeenteraad zal het architectenbureau de omgevingsvergunningsaanvraag indienen en starten met de opmaak van het aanbestedingsdossier. Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor de overheidsopdracht zal ter goedkeuring worden voorgelegd op een volgende gemeenteraad.
De indicatieve timing voor de realisatie is momenteel als volgt:
- omgevingsvergunning afgeleverd eind april 2022;
- aanbesteding en aanstellen aannemer eind juli 2022;
- aanvang werken oktober 2022;
- einde der werken juni 2023.
De kredieten voorzien onder budgetcode 2021/4.2.3/0742-00/2210007/GEMEENTE/CBS/4.2.3 worden aangepast naar de kostenraming.
Artikel 1:
De Gemeenteraad hecht haar goedkeuring aan het ontwerp opgemaakt voor Architectenbureau Verba uit Ardooie voor het vernieuwen van de voorbouw aan de sporthal.
Artikel 2:
De kostprijs geraamd op € 901.728 incl. btw zal worden voorzien op het investeringsbudget 2022 op de budgetcode 4.2.3/0742-00/2210007/GEMEENTE/CBS/4.2.3.
De Gemeenteraad stelt het strategisch meerjarenplan 2020-2025 – aanpassing 4 (deel gemeente) vast.
Het ontwerp van meerjarenplan – aanpassing 4 bevat volgende documenten:
Op voorstel van het College;
Gehoord de leden van de Raad;
Link Meerjarenplan:
https://www.ruiselede.be/file/download/b6009c38-8ef1-4f44-8a67-432b6a57b657/X17QYcqBvCxR250jpOTb85XH9pwtICXJanO2Jo7FQU3d
link documentatie Meerjarenplan:
https://www.ruiselede.be/file/download/dcf7c173-5eb0-4361-9751-bf7690306fae/6CBFFA1CF340A0F0BB90B4A67315ED12
zie meerjarenplanaanpassing 4
Artikel 1:
Het strategisch meerjarenplan 2020-2025 – aanpassing 4 (deel gemeente) bestaande uit de strategische nota, financiële nota en toelichting wordt vastgesteld, zoals bijgevoegd in bijlage.
Artikel 2:
De staat van het financieel evenwicht (M2) wordt vastgesteld:
| Budgettair resultaat | 2020 | 2021 | 2022 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.479.847 | 1.009.676 | 876.257 |
| a. Ontvangsten | 6.662.698 | 6.673.459 | 6.618.157 |
| b. Uitgaven | 5.182.851 | 5.663.782 | 5.741.900 |
| II. Investeringssaldo | -2.038.131 | -1.685.835 | -1.883.149 |
| a. Ontvangsten | 471.688 | 143.368 | 813.368 |
| b. Uitgaven | 2.509.819 | 1.829.204 | 2.696.517 |
| III. Saldo exploitatie en investeringen | -558.284 | -676.159 | -1.006.892 |
| IV. Financieringssaldo | -123.972 | -140.889 | 1.354.819 |
| a. Ontvangsten | 90.689 | 95.302 | 1.595.302 |
| b. Uitgaven | 214.660 | 236.191 | 240.483 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar | -682.256 | -817.047 | 347.927 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar | 3.820.297 | 3.138.041 | 2.320.994 |
| a. Op basis van meerjarenplan vorig boekjaar | 3.820.297 | 3.138.041 | 2.320.994 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat | 3.138.041 | 2.320.994 | 2.668.921 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat | 3.138.041 | 2.320.994 | 2.668.921 |
| Budgettair resultaat | 2023 | 2024 | 2025 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.079.158 | 1.181.933 | 1.220.709 |
| a. Ontvangsten | 6.724.602 | 6.834.704 | 6.935.743 |
| b. Uitgaven | 5.645.445 | 5.652.771 | 5.715.033 |
| II. Investeringssaldo | -4.955.312 | -3.584.312 | -1.182.812 |
| a. Ontvangsten | 370.868 | 128.368 | 128.368 |
| b. Uitgaven | 5.326.180 | 3.712.680 | 1.311.180 |
| III. Saldo exploitatie en investeringen | -3.876.154 | -2.402.379 | 37.898 |
| IV. Financieringssaldo | 2.327.917 | 1.551.014 | 346.721 |
| a. Ontvangsten | 2.595.302 | 2.095.302 | 1.095.302 |
| b. Uitgaven | 267.385 | 544.288 | 748.581 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar | -1.548.236 | -851.365 | 384.619 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar | 2.668.921 | 1.120.684 | 269.319 |
| a. Op basis van meerjarenplan vorig boekjaar | 2.668.921 | 1.120.684 | 269.319 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat | 1.120.684 | 269.319 | 653.938 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat | 1.120.684 | 269.319 | 653.938 |
| Autofinancieringsmarge | 2020 | 2021 | 2022 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.479.847 | 1.009.676 | 876.257 |
| II. Netto periodieke aflossingen | 190.464 | 211.995 | 216.287 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 214.660 | 236.191 | 240.483 |
| b. Periodieke terugvordering leningen | 24.196 | 24.196 | 24.196 |
| IV. Autofinancieringsmarge | 1.289.383 | 797.682 | 659.970 |
| Autofinancieringsmarge | 2023 | 2024 | 2025 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.079.158 | 1.181.933 | 1.220.709 |
| II. Netto periodieke aflossingen | 243.189 | 520.092 | 724.385 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 267.385 | 544.288 | 748.581 |
| b. Periodieke terugvordering leningen | 24.196 | 24.196 | 24.196 |
| IV. Autofinancieringsmarge | 835.969 | 661.841 | 496.324 |
| Gecorrigeerde Autofinancieringsmarge | 2020 | 2021 | 2022 |
| I. Autofinancieringsmarge | 1.289.383 | 797.682 | 659.970 |
| II. Correctie op de periodieke aflossingen | 100.182 | 133.566 | 151.065 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 214.660 | 236.191 | 240.483 |
| b. Gecorrigeerde aflossingen o.b.v. de financiële schulden | 114.478 | 102.625 | 89.418 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge | 1.389.565 | 931.248 | 811.035 |
| Gecorrigeerde Autofinancieringsmarge | 2023 | 2024 | 2025 |
| I. Autofinancieringsmarge | 835.969 | 661.841 | 496.324 |
| II. Correctie op de periodieke aflossingen | 71.517 | 164.123 | 246.270 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 267.385 | 544.288 | 748.581 |
| b. Gecorrigeerde aflossingen o.b.v. de financiële schulden | 195.868 | 380.165 | 502.311 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge | 907.486 | 825.964 | 742.594 |
Artikel 3:
De gewijzigde kredieten voor het boekjaar 2021 en de nieuwe kredieten voor boekjaar 2022 worden vastgesteld conform schema M3:
| 2021 | 2022 | |||
| Uitgaven | Ontvangsten | Uitgaven | Ontvangsten | |
| - Gemeente | ||||
| Exploitatie | 4.620.119 | 6.233.744 | 4.666.989 | 6.236.047 |
| Investeringen | 1.809.204 | 143.368 | 2.686.517 | 623.368 |
| Financiering | 236.191 | 95.302 | 240.483 | 1.595.302 |
| Leningen en leasings | 236.191 | 71.106 | 240.483 | 1.571.106 |
| Toegestane leningen en betalingsuitstel | 0 | 24.196 | 0 | 24.196 |
| - OCMW | ||||
| Exploitatie | 1.043.664 | 439.715 | 1.074.911 | 382.110 |
| Investeringen | 20.000 | 0 | 10.000 | 190.000 |
Artikel 4:
Onderhavig besluit zal ter kennis gebracht worden van de toezichthoudende overheid.
De Gemeenteraad stelt het strategisch meerjarenplan 2020-2025 – aanpassing 4 (deel OCMW zoals vastgesteld door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd. 16 december 2021) - vast.
Het ontwerp van meerjarenplan – aanpassing 4 bevat volgende documenten:
Op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen;
Gehoord de leden van de Raad;
Link Meerjarenplan:
https://www.ruiselede.be/file/download/b6009c38-8ef1-4f44-8a67-432b6a57b657/X17QYcqBvCxR250jpOTb85XH9pwtICXJanO2Jo7FQU3d
link documentatie Meerjarenplan:
https://www.ruiselede.be/file/download/dcf7c173-5eb0-4361-9751-bf7690306fae/6CBFFA1CF340A0F0BB90B4A67315ED12
zie meerjarenplanaanpassing 4
Artikel 1:
Het strategisch meerjarenplan 2020-2025 – aanpassing 4 (deel OCMW) bestaande uit de strategische nota, financiële nota en toelichting wordt vastgesteld, zoals bijgevoegd in bijlage.
Artikel 2:
De staat van het financieel evenwicht (M2) wordt vastgesteld:
| Budgettair resultaat | 2020 | 2021 | 2022 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.479.847 | 1.009.676 | 876.257 |
| a. Ontvangsten | 6.662.698 | 6.673.459 | 6.618.157 |
| b. Uitgaven | 5.182.851 | 5.663.782 | 5.741.900 |
| II. Investeringssaldo | -2.038.131 | -1.685.835 | -1.883.149 |
| a. Ontvangsten | 471.688 | 143.368 | 813.368 |
| b. Uitgaven | 2.509.819 | 1.829.204 | 2.696.517 |
| III. Saldo exploitatie en investeringen | -558.284 | -676.159 | -1.006.892 |
| IV. Financieringssaldo | -123.972 | -140.889 | 1.354.819 |
| a. Ontvangsten | 90.689 | 95.302 | 1.595.302 |
| b. Uitgaven | 214.660 | 236.191 | 240.483 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar | -682.256 | -817.047 | 347.927 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar | 3.820.297 | 3.138.041 | 2.320.994 |
| a. Op basis van meerjarenplan vorig boekjaar | 3.820.297 | 3.138.041 | 2.320.994 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat | 3.138.041 | 2.320.994 | 2.668.921 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat | 3.138.041 | 2.320.994 | 2.668.921 |
| Budgettair resultaat | 2023 | 2024 | 2025 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.079.158 | 1.181.933 | 1.220.709 |
| a. Ontvangsten | 6.724.602 | 6.834.704 | 6.935.743 |
| b. Uitgaven | 5.645.445 | 5.652.771 | 5.715.033 |
| II. Investeringssaldo | -4.955.312 | -3.584.312 | -1.182.812 |
| a. Ontvangsten | 370.868 | 128.368 | 128.368 |
| b. Uitgaven | 5.326.180 | 3.712.680 | 1.311.180 |
| III. Saldo exploitatie en investeringen | -3.876.154 | -2.402.379 | 37.898 |
| IV. Financieringssaldo | 2.327.917 | 1.551.014 | 346.721 |
| a. Ontvangsten | 2.595.302 | 2.095.302 | 1.095.302 |
| b. Uitgaven | 267.385 | 544.288 | 748.581 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar | -1.548.236 | -851.365 | 384.619 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar | 2.668.921 | 1.120.684 | 269.319 |
| a. Op basis van meerjarenplan vorig boekjaar | 2.668.921 | 1.120.684 | 269.319 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat | 1.120.684 | 269.319 | 653.938 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat | 1.120.684 | 269.319 | 653.938 |
| Autofinancieringsmarge | 2020 | 2021 | 2022 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.479.847 | 1.009.676 | 876.257 |
| II. Netto periodieke aflossingen | 190.464 | 211.995 | 216.287 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 214.660 | 236.191 | 240.483 |
| b. Periodieke terugvordering leningen | 24.196 | 24.196 | 24.196 |
| IV. Autofinancieringsmarge | 1.289.383 | 797.682 | 659.970 |
| Autofinancieringsmarge | 2023 | 2024 | 2025 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.079.158 | 1.181.933 | 1.220.709 |
| II. Netto periodieke aflossingen | 243.189 | 520.092 | 724.385 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 267.385 | 544.288 | 748.581 |
| b. Periodieke terugvordering leningen | 24.196 | 24.196 | 24.196 |
| IV. Autofinancieringsmarge | 835.969 | 661.841 | 496.324 |
| Gecorrigeerde Autofinancieringsmarge | 2020 | 2021 | 2022 |
| I. Autofinancieringsmarge | 1.289.383 | 797.682 | 659.970 |
| II. Correctie op de periodieke aflossingen | 100.182 | 133.566 | 151.065 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 214.660 | 236.191 | 240.483 |
| b. Gecorrigeerde aflossingen o.b.v. de financiële schulden | 114.478 | 102.625 | 89.418 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge | 1.389.565 | 931.248 | 811.035 |
| Gecorrigeerde Autofinancieringsmarge | 2023 | 2024 | 2025 |
| I. Autofinancieringsmarge | 835.969 | 661.841 | 496.324 |
| II. Correctie op de periodieke aflossingen | 71.517 | 164.123 | 246.270 |
| a. Periodieke aflossingen conform de verbintenissen | 267.385 | 544.288 | 748.581 |
| b. Gecorrigeerde aflossingen o.b.v. de financiële schulden | 195.868 | 380.165 | 502.311 |
| III. Gecorrigeerde autofinancieringsmarge | 907.486 | 825.964 | 742.594 |
Artikel 3:
De gewijzigde kredieten voor het boekjaar 2021 en de nieuwe kredieten voor boekjaar 2022 worden vastgesteld conform schema M3:
| 2021 | 2022 | |||
| Uitgaven | Ontvangsten | Uitgaven | Ontvangsten | |
| - Gemeente | ||||
| Exploitatie | 4.620.119 | 6.233.744 | 4.666.989 | 6.236.047 |
| Investeringen | 1.809.204 | 143.368 | 2.686.517 | 623.368 |
| Financiering | 236.191 | 95.302 | 240.483 | 1.595.302 |
| Leningen en leasings | 236.191 | 71.106 | 240.483 | 1.571.106 |
| Toegestane leningen en betalingsuitstel | 0 | 24.196 | 0 | 24.196 |
| - OCMW | ||||
| Exploitatie | 1.043.664 | 439.715 | 1.074.911 | 382.110 |
| Investeringen | 20.000 | 0 | 10.000 | 190.000 |
Artikel 4:
Onderhavig besluit zal ter kennis gebracht worden van de toezichthoudende overheid.
De Gemeenteraad stelt de nominatieve subsidies 2022 vast.
Een nominatieve subsidie is een werkings- of investeringstoelage die niet wordt toegekend op basis van een subsidiereglement. De Raad kent de subsidie dus toe aan een vereniging of een andere derde louter dmv een raadsbeslissing (mits de nodige motivering).
Een nominatieve subsidie wordt uitgevoerd op basis van een dotatiebesluit, overeenkomst, statutaire bepaling of een subsidie aanvraag.
Zie bijlage
Artikel 1:
De Gemeenteraad kent de nominatieve subsidies 2022 toe volgens het document in bijlage.
Artikel 2:
De Gemeenteraad geeft opdracht aan het College van Burgemeester en Schepenen om de nominatieve subsidies toe te kennen binnen het voorziene krediet per begunstigde zoals opgenomen in bijlage.
Een nominatieve subsidie wordt uitgevoerd op basis van een dotatiebesluit, overeenkomst, statutaire bepaling of een subsidie aanvraag.
Een subsidieaanvraag wordt ondersteund met een kasverslag, jaarverslag of activiteitenverslag waaruit de financiële vraag duidelijk is.
Na controle kan een nominatieve subsidie uitbetaald worden onder voorbehoud dat het uitvoeren van een nominatieve subsidie een controlerecht inhoudt en dat de nominatieve subsidie deels kan teruggevorderd worden wanneer de subsidie niet wordt aangewend voor de algemene werking van de begunstigde, aanvrager.
De Gemeenteraad keurt de aankoop van twee percelen grond, gelegen langs de Bruggesteenweg 106 te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nrs. 272/L/6 en 273/V, met een totale oppervlakte van 2a 73ca, goed.
De gemeente heeft de intentie om tijdens de uitvoering van riolerings-en wegeniswerken in de Bruggesteenweg/Brandstraat een fietspad aan te leggen in de Bruggesteenweg.
Teneinde de voorschriften en normen voor de aanleg van een fietspad te respecteren dient te worden overgegaan tot grondinname van een perceel weiland, gelegen langs de Bruggesteenweg in woongebied met landelijk karakter.
Uit het goedgekeurd grondinnemingsplan, op 28 juni 2019 opgemaakt door ontwerpbureau Plantec NV uit Oostende, blijkt dat voor innames 5 en 6 er, van de kadastrale percelen Sectie A ex nr. 272/L/6 en 273/V, een deel van 273 m² dient ingenomen te worden voor de aanleg van riolering/fietspad en 386 m² voor de inrichting van een tijdelijke werkzone.
Na onderhandelingen met de Heer Dirk Dewitte, onderhandelaar van de WVI, is de eigenaar bereid om de grond onderhands te verkopen.
Op 8 juli 2021 werd door de Geert Desmet voor Oost-West-Vee, gevestigd Bruggesteenweg 106 te 8755 Ruiselede een éénzijdige verkoopbelofte ondertekend voor de verkoop van 273 m² grond uit de kadastrale percelen Sectie A ex nrs. 272/L/6 en 273/V, mits de prijs van éénentachtigduizend vijfhonderd euro (€ 81.500,00).
JBR 2021/GBB/0200-00/2200000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Het visum van de Financieel directeur van 6 december 2021
Artikel 1:
De aankoop van twee percelen grond, gelegen langs de Bruggesteenweg nr. 106 te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nrs. 272/L/6 en 273/V, met een totale oppervlakte van 2a 73ca, eigendom van Oost-West-Vee, gevestigd Bruggesteenweg 106 te 8755 Ruiselede, goed te keuren mits de som van € 81.500,00.
Artikel 2:
Alle bepalingen van de verkoopbelofte van 8 juli 2021 worden ongewijzigd goedgekeurd.
Artikel 3:
De commissaris van de afdeling Vastgoedtransacties wordt gemachtigd om de authentieke akte namens de gemeente te ondertekenen.
Artikel 4:
De Hogere Overheid te verzoeken om deze verwerving van openbaar nut te verklaren.
De Gemeenteraad keurt de aankoop van twee percelen grond, gelegen langs de Bruggesteenweg te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nrs. 285/Y en 285/Z, met een totale oppervlakte van 6a 52ca, goed.
De gemeente heeft de intentie om tijdens de uitvoering van riolerings-en wegeniswerken in de Bruggesteenweg/Brandstraat een fietspad aan te leggen in de Bruggesteenweg.
Teneinde de voorschriften en normen voor de aanleg van een fietspad te respecteren dient te worden overgegaan tot grondinname van een perceel weiland, gelegen langs de Bruggesteenweg en in agrarisch gebied met landschappelijk waardevol karakter.
Uit het goedgekeurd grondinnemingsplan, op 28 juni 2019 opgemaakt door ontwerpbureau Plantec NV uit Oostende, blijkt dat voor innames 9 en 10 er, van de kadastrale percelen Sectie A ex nr. 285/Y en 285/Z, een deel van 652 m² dient ingenomen te worden voor de aanleg van riolering/fietspad en 602 m² voor de inrichting van een tijdelijke werkzone.
Na onderhandelingen met de Heer Dirk Dewitte, onderhandelaar van de WVI, is de eigenaar bereid om de grond onderhands te verkopen.
Op 18 augustus 2021 werden door de Heer Eric De Ram, wonende Bruggesteenweg 80 te 8755 Ruiselede, de Heer Kristof De Ram, wonende Sint-Michielslaan 16 te 8200 Brugge, de Heer Peter De Ram, wonende Moubekestraat 10 te 8211 Zedelgem en de Heer Stijn De Ram, wonende Kruiskerkestraat 58 te 8755 Ruiselede, een éénzijdige verkoopbelofte ondertekend voor de verkoop van 652 m² grond uit de kadastrale percelen Sectie A nr. 285/Y en 285/Z, mits de prijs van negenduizend vijfhonderd euro (€ 9.500,00).
JBR 2021/GBB/0200-00/2200000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Het visum van de Financieel directeur van 6 december 2021
Artikel 1:
De aankoop van twee percelen grond, gelegen langs de Bruggesteenweg te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nrs. 285/Y en 285/Z, met een totale oppervlakte van 6a 52ca, eigendom van consoorten De Ram, goed te keuren mits de som van € 9.500,00.
Artikel 2:
Alle bepalingen van de verkoopbelofte van 18 augustus 2021 worden ongewijzigd goedgekeurd.
Artikel 3:
De commissaris van de afdeling Vastgoedtransacties wordt gemachtigd om de authentieke akte namens de gemeente te ondertekenen.
Artikel 4:
De Hogere Overheid te verzoeken om deze verwerving van openbaar nut te verklaren.
De Gemeenteraad keurt de aankoop van een perceel grond, gelegen langs de Bruggesteenweg te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nr. 285/W, met een oppervlakte van 7a 55ca, goed.
De gemeente heeft de intentie om tijdens de uitvoering van riolerings-en wegeniswerken in de Bruggesteenweg/Brandstraat een fietspad aan te leggen in de Bruggesteenweg.
Teneinde de voorschriften en normen voor de aanleg van een fietspad te respecteren dient te worden overgegaan tot grondinname van een perceel weiland, gelegen langs de Bruggesteenweg en in agrarisch gebied met landschappelijk waardevol karakter,
Uit het goedgekeurd grondinnemingsplan, op 28 juni 2019 opgemaakt door ontwerpbureau Plantec NV uit Oostende, blijkt dat voor inname 11 er, van het kadastraal perceel Sectie A ex nr. 285/W, een deel van 755 m² dient ingenomen te worden voor de aanleg van riolering/fietspad en 835 m² voor de inrichting van een tijdelijke werkzone.
Na onderhandelingen met de Heer Dirk Dewitte, onderhandelaar van de WVI, is de eigenaar bereid om de grond onderhands te verkopen.
Op 8 juli 2021 werd door mevr. De Ram Noëlla, wonende Cloetbergstraat 32 te 8850 Ardooie, de Heer John Provoost wonende Kruisabeelstraat 81 te 9310 Aalst, de Heer Christ Provoost, wonende Willem van Bethunestraat 6 te 8760 Meulebeke, mevrouw Katy Provoost, wonende Huffeselestraat 3 te 8700 Tielt en mevrouw Lily Provoost wonende Slijperstraat 30 te 8840 Staden, een éénzijdige verkoopbelofte ondertekend voor de verkoop van 755 m² grond uit het kadastraal perceel Sectie A nr. 285/W, mits de prijs van achtduizend vijftig euro (€ 8.050,00).
JBR 2021/GBB/0200-00/2200000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Het visum van de Financieel directeur van 6 december 2021
Artikel 1:
De aankoop van een perceel grond, gelegen langs de Bruggesteenweg te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nr. 285/W, met een oppervlakte van 7a 55ca, eigendom van consoorten Provoost, goed te keuren mits de som van € 8.050,00.
Artikel 2:
Alle bepalingen van de verkoopbelofte van 8 juli 2021 worden ongewijzigd goedgekeurd.
Artikel 3:
De commissaris van de afdeling Vastgoedtransacties wordt gemachtigd om de authentieke akte namens de gemeente te ondertekenen.
Artikel 4:
De Hogere Overheid te verzoeken om deze verwerving van openbaar nut te verklaren.
De Gemeenteraad keurt de aankoop van een perceel grond, gelegen langs de Bruggesteenweg te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A exnr. 286/E, met een oppervlakte van 5a 80ca, goed.
De gemeente heeft de intentie om tijdens de uitvoering van riolerings-en wegeniswerken in de Bruggesteenweg/Brandstraat een fietspad aan te leggen in de Bruggesteenweg.
Teneinde de voorschriften en normen voor de aanleg van een fietspad te respecteren dient te worden overgegaan tot grondinname van een perceel weiland langs de Bruggesteenweg en gelegen in agrarisch gebied met landschappelijk waardevol karakter.
Uit het goedgekeurd grondinnemingsplan, op 28 juni 2019 opgemaakt door ontwerpbureau Plantec NV uit Oostende, blijkt dat voor inname 12 er, van het kadastraal perceel Sectie A ex nr. 286/E, een deel van 580 m² dient ingenomen te worden voor de aanleg van riolering/fietspad en 742 m² voor de inrichting van een tijdelijke werkzone.
Na onderhandelingen met de Heer Dirk Dewitte, onderhandelaar van de WVI, is de eigenaar bereid om de grond onderhands te verkopen.
Op 8 juli 2021 werd door de Heer Jozef Provoost en mevrouw Noella De Ram, wonende Cloetbergstraat 32 te 8850 Ardooie, de Heer John Provoost, wonende Kruisabeelstraat 81 te 9310 Aalst, de Heer Christ Provoost, wonende Willem Van Bethunestraat 6 te 8760 Meulebeke, mevrouw Katy Provoost, wonende Huffeselestraat 3 te 8700 Tielt en mevrouw Lily Provoost wonende Slijperstraat 30 te 8840 Staden, een éénzijdige verkoopbelofte ondertekend voor de verkoop van 580 m² grond uit het kadastraal perceel Sectie A nr. 286/E, mits de prijs van zesduizend tweehonderd euro (€ 6.200,00).
JBR 2021/GBB/0200-00/2200000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Het visum van de Financieel directeur van 6 december 2021
Artikel 1:
De aankoop van een perceel grond, gelegen langs de Bruggesteenweg te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie A ex nr. 286/E, met een oppervlakte van 5a 80ca, eigendom van consoorten Provoost, goed te keuren mits de som van € 6.200,00.
Artikel 2:
Alle bepalingen van de verkoopbelofte van 8 juli 2021 worden ongewijzigd goedgekeurd.
Artikel 3:
De commissaris van de afdeling Vastgoedtransacties wordt gemachtigd om de authentieke akte namens de gemeente te ondertekenen.
Artikel 4:
De Hogere Overheid te verzoeken om deze verwerving van openbaar nut te verklaren.
De Gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst goed.
In de Tuinwijk 17-27 staan zes halfopen bungalow-gebouwen in eigendom van de sociale huisvestigingsmaatschappij Vivendo. Omdat de gebouwen niet meer voldoen aan de huidige normen zullen de gebouwen vervangen worden door nieuwbouw.
Voor dit nieuwbouwproject heeft Vivendo in 2019 samengewerkt met het Team Vlaams Bouwmeester die via het project 'Meesterproef' jonge architecten de kans geven om mee te dingen naar een openbare opdracht. De laureaat van deze meesterproef was voor de Tuinwijk in Ruiselede het project van architect Gilles Willem.
De aangestelde architect werkt in opdracht van Vivendo de plannen voor de nieuwbouw momenteel verder af.
In afwachting zullen de leeggekomen bungalows wel al gesloopt worden om verloedering te voorkomen.
Om het nieuwe project aan te laten sluiten op de bestaande openbare infrastructuur zijn ook omgevingswerken noodzakelijk. Deze werken worden uitgevoerd in opdracht van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) en worden ook gedeeltelijk door hen gesubsidieerd. De VMSW heeft hiertoe reeds een studiebureau aangesteld.
De VMSW biedt hierbij de mogelijkheid aan de gemeente om de omgevingswerken ruimer te nemen dan strikt noodzakelijk voor het nieuwbouwproject. Dit is dus een opportuniteit om in het algemeen belang de buurt op te waarderen. VMSW is hierbij aanbestedende overheid en vervult alle taken binnen de geldende wetgeving. Het voorwerp van overeenkomst legt deze samenwerking vast.
In de overeenkomst wordt ook het principe van de kostenverdeling vastgelegd waarbij het er op neerkomt dat elke partij rechtstreeks de ereloon- en uitvoeringskost voor haar deel op zich neemt. De exacte kostprijs zal afhangen van de nog definitief vast te leggen projectzone. Op dit moment wordt naast de omgeving rond de nieuwbouw ook de Tuinwijk in de projectzone meegenomen.
Om binnen de projectzone ook rioleringswerken te kunnen uitvoeren en financieren wordt ook TMVW (Farys) betrokken in deze samenwerking.
Deze geïntegreerde aanpak is een unieke kans om begeleid door de VMSW en ondersteund door de rioolbeheerder het publiek domein kwalitatief her in te richten. Bij deze herinrichting zal er onder andere rekening worden gehouden met leefbaarheid, mobiliteit, ontharding, waterbuffering, vergroening, ... en dus een voorbeeld zijn voor toekomstige infrastructuurprojecten.
Op een infomoment, dat verwacht wordt in mei 2022, zullen de buurtbewoners geïnformeerd worden over de ontwerpplannen en de kansen van dit totaalproject. Opmerkingen en suggesties kunnen dan meegenomen worden in de opmaak van de definitieve plannen die ook ter goedkeuring aan de Gemeenteraad worden voorgelegd.
Voor dit project is er nog geen krediet voorzien in de meerjarenplanning. Dit kan pas op basis van een raming na het vastleggen van de projectzone.
Enig Artikel:
De Gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst goed tussen de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW), het gemeentebestuur en TMVW voor het project Tuinwijk.
De Gemeenteraad past het huishoudelijk reglement van de Gemeenteraad aan (toevoeging onderdeel digitaal en hybride vergaderen).
Door het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, mogen de raden beslissen om digitaal en/of hybride te vergaderen los van de coronapandemie. Daarvoor moet de raad dan wel het huishoudelijk reglement aanpassen.
Op 10 september 2021 stelde de Vlaamse regering de voorwaarden vast voor het digitaal en hybride vergaderen van de politieke organen. Navolgende uitgangspunten zijn van toepassing:
Bij het digitaal vergaderen nemen alle leden van de vergadering deel op digitale wijze. Bij het hybride vergaderen gaat het om een fysieke vergadering waarbij één of meerdere leden op digitale wijze deelnemen
Er wordt voorgesteld om een fysieke en openbare vergadering als norm te hanteren, dit is ook hetgeen wettelijk wordt voorgeschreven. Het politieke debat is namelijk niet hetzelfde of valt zelf helemaal weg. Het verlies van lichaamstaal en interactie met elkaar en het publiek wordt gemist.
Enig artikel:
Het huishoudelijk reglement van de Gemeenteraad wordt als volgt vastgesteld:
BIJEENROEPING GEMEENTERAAD
Art. 1. - § 1. – De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.
§ 2. – De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.
De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op.
§ 3. – De oproeping wordt verzonden via het digitaal platform (of indien nodig via e-mail). De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in art. 9, §1 van dit reglement.
§ 4. – De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:
1° een derde van de zittinghebbende leden;
2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;
3° het college van burgemeester en schepenen;
4° de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.
In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.
Art. 2. - § 1. – De oproeping (of gezamenlijke oproeping) wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de gemeenteraadsleden.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn.
§ 2. – De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omgeschreven zijn.
Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad.
Art. 3. - § 1. – Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de gemeenteraad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.
§ 2. – De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.
OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING
Art. 4. - § 1. – De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.
§ 2. – De vergadering is niet openbaar als:
1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken.
Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2° de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
De vergaderingen over de beleidsrapporten (= het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.
Art. 5. – De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Bij een gezamenlijke oproeping opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de OCMW-raad waarna de agenda van de OCMW-raad volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.
In uitzonderlijke gevallen kan van deze volgorde worden afgeweken.
Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.
Art. 6. – De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Art. 7. - § 1. - Plaats, dag en uur van de gemeenteraadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webstek van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.
Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
§ 2. - De agenda van de vergadering van de raad wordt bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten. Bij aanvang van de zitting krijgen de perscorrespondenten en de aanwezigen in het publiek een overzicht met de voorstellen van beslissing.
Art. 8. - § 1. - De gemeente maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig de regels in verband met openbaarheid van bestuur.
§ 2. - De beslissingen van de gemeenteraad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de webstek van de gemeente zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.
Art. 9 - §1. Vanaf de verzending van de oproeping van de gemeenteraad worden de dossiers op een digitaal platform (notuleringstoepassing) ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. Indien het digitaal platform niet functioneert, dan zullen de dossiers via e-mail bezorgd worden.
Deze dossiers worden, vanaf de oproeping, eveneens in het gemeentehuis ter inzage ter beschikking gehouden van de gemeenteraadsleden.
§ 2. - Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd.
Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.
Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in art. 1, §3 van dit reglement.
§ 3. - Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de gemeenteraad.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek per e-mail aan de algemeen directeur.
Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.
Art. 10. - § 1. - De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen.
§ 2. - De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, bezorgd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via het digitaal platform (en indien nodig via e-mail).
§ 3. - De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.
§ 4. - De raadsleden hebben op het gemeentehuis steeds toegang tot de notulen van de gemeenteraad en het college.
§ 5. - Alle andere documenten en dossiers dan die in art. 9 en art. 10, § 2 tot § 4, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, kunnen door de raadsleden ter plaatse geraadpleegd worden.
Het college zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het college in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan het college schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het raadslid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§ 6. - De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.
De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via mail aan de algemeen directeur.
§ 7. - De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken
Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
Art. 11. - De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.
Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de gemeenteraad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan.
Daartoe bezorgen zij voor de zitting een email aan de burgemeester en de algemeen directeur waarin volgende gegevens vermeld worden; de naam van de vraagsteller, aan wie de vraag gericht is, het onderwerp en de keuze van behandeling in openbare of besloten zitting. De voorzitter kan beslissen om, gelet op de inhoud van de vraag, deze te verwijzen naar de besloten zitting.
Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord.
QUORUM
Art. 12. - De algemeen directeur of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur, vermeldt de aanwezigheid van de raadsleden in de notulen.
Art. 13. - § 1. - De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de gemeenteraad aanwezig is.
Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
§ 2. - De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.
Art. 14. - § 1. - De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§ 2. - Om de werking van de raad en de stemopneming te vergemakkelijken, wijst de voorzitter de raadsleden een vaste plaats toe. Daarbij zitten de raadsleden van dezelfde politieke fractie samen. Het is aan de voorzitter om eventuele plaatswissels goed te keuren tijdens de legislatuur.
Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Art. 15. - § 1. - De voorzitter van de gemeenteraad geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.
§ 2. - Een punt dat niet op de agenda van de gemeenteraad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Art. 16. - § 1. - Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de gemeenteraad welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.
§ 2. - Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Art. 17. - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst :
1° om te vragen dat men niet zal besluiten;
2° om de verdaging te vragen;
3° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
4° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;
5° om naar het reglement te verwijzen.
Art. 18. - De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.
Art. 19. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Art. 20. - § 1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering.
Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
§ 2. - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Art. 21. - Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Art. 22. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Art. 23. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
WIJZE VAN STEMMEN
Art. 24. - § 1. Voor elke stemming in de gemeenteraad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§ 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Art. 25. - § 1. De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
Nadat zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§ 2. - De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de OCMW-raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de OCMW-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
Art. 26. - § 1. De leden van de gemeenteraad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 4.
§ 2. - Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de stemming bij handopsteking
2° de mondelinge stemming;
3° de geheime stemming.
§ 3. - De gemeenteraadsleden stemmen bij mondelinge stemming behalve als een derde van de aanwezige leden de handopsteking vraagt.
§ 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3° individuele personeelszaken.
Art. 27. - De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden.
Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.
Art. 28. - § 1. De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de voorzitter) in volgorde van de plaats in de raadzaal.
§ 2. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.
Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen (behalve in de gevallen van art. 31 van dit reglement). De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen.
Art. 29. - Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blancostembriefje.
Art. 30. - Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Art. 31. - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
NOTULEN, ZITTINGSVERSLAG EN ONDERTEKENING
Art. 32. - § 1. De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Indien er binnen de fractie anders gestemd wordt, vermelden de notulen voor elk raadslid van die fractie of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
§ 2. De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
§ 3. Als de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Art. 33. - § 1. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
Het zittingsverslag vermeldt niet in extenso de diverse tussenkomsten van de gemeenteraadsleden. Ze zijn geen gedetailleerd of analytisch verslag der besprekingen van de raad. Een gemeenteraadslid kan evenwel vragen om een voorgelezen tekst of zelf opgestelde samenvatting van zijn interventie aan het zittingsverslag toe te voegen.
Het raadslid bezorgt deze tekst of samenvatting aan de algemeen directeur via mail of gebruikt hiervoor de notuleringstoepassing zodat deze, zonder onnodig bijkomend typwerk, de tussenkomst kan opnemen in het zittingsverslag. De algemeen directeur voert zijn taak in volle onafhankelijkheid uit en oordeelt over de relevantie van de tussenkomst. Het is de raad die definitief de inhoud van de notulen bepaalt.
De gemeenteraadsdebatten kunnen worden geregistreerd op tape teneinde redactiefouten te voorkomen.
§ 2. De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering via de notuleringstoepassing (of indien nodig via email) aan de raadsleden bezorgd.
§ 3. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. Zo dikwijls de gemeenteraad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.
Art. 34. - § 1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
§ 2. De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
VERGOEDINGEN RAADSLEDEN
Art. 35. - § 1. Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
1° de vergaderingen van de gemeenteraad;
2° de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt;
3° de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond;
4° de vergaderingen die werden hervat op een andere dag.
§ 2. Het presentiegeld bedraagt met ingang van 1 januari 2019 124.98 euro tegen 100% (gekoppeld aan de spilindex 138,01) voor de vergaderingen van de gemeenteraad.
De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit, tenzij de voorzitter een uitvoerend mandataris is (schepen, burgemeester).
Art. 36. - § 1. Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon en internet, en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. In een daartoe voorbehouden lokaal kunnen de diverse gemeenteraadsfracties alle nodige informatie inkijken.
§ 2. Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door het College in overleg met de vormingsambtenaar. Het College oordeelt dan ook over de aanvraag.
§ 3. Jaarlijks wordt op eenvoudig verzoek aan de algemeen directeur een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.
Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt een
onkostenvergoeding van maximum 300 euro per jaar toegekend voor communicatie- en
informaticamateriaal dat gebruikt wordt in het kader van de uitoefening van hun mandaat. Het
betreft hier onder meer aanschaf, onderhoud, installatie, abonnementen, en
communicatiekosten voor PC, laptop, tablet, smartphone, GSM…
De schepen dat terugbetaling van deze kosten wenst, moet de bewijsstukken zelf bewaren en deze op vraag van de gemeente kunnen voorleggen.
Grote facturen kunnen over diverse jaren gespreid worden voor terugbetaling.
De terugbetaling van kosten wordt beperkt voor de duur van het mandaat. Indien men het College verlaat, dan krijgt men een vergoeding in verhouding tot de volle gepresteerde maanden. Schepenen die in de loop van het jaar nieuw in het college komen, hebben eveneens recht op de uitbetaling in verhouding tot het aantal volle gepresteerde maanden.
Bij de terugbetaling van gemaakte kosten verklaart elk lid van het college van burgemeester en schepenen op eer dat hij of zij geen terugbetaling geniet van andere instellingen voor dezelfde uitgaven. De schepen staat zelf in voor een correcte fiscale aangifte van deze terugbetaling.
Verplaatsingskosten van leden van het College buiten het grondgebied van de gemeente Ruiselede, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven. Verplaatsingskosten voor bovenlokale mandaten en in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden worden niet terugbetaald indien men via deze bestuursorganen hiervoor al een vergoeding ontvangt.
De schepen van openbare werken kan ook verplaatsingskosten binnen het grondgebied van de gemeente Ruiselede inbrengen.
§ 4. De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.
VERZOEKSCHRIFTEN
Art. 37. - § 1. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen.
Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
§ 2. De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
§ 3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van het OCMW behoren, worden overgemaakt aan het bevoegde orgaan van het OCMW. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
§ 4. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3° de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;
4° het taalgebruik ervan beledigend is.
Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Art. 38. - § 1. Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
§ 2. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§ 3. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
§ 4. Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
Art. 39. - In de gemeente is er geen bijzonder comité voor de sociale dienst.
DIGITAAL en HYBRIDE VERGADEREN
Art. 40. - § 1. Een fysieke en openbare vergadering is en blijft de norm, ook wettelijk.
Art 41. Uitzonderlijke omstandigheden die digitaal/hybride vergaderen rechtvaardigen
§ 1 Tijdens een federale crisisfase beslissen raadsvoorzitter en burgemeester samen over de wijze van vergaderen. Deze kan digitaal of hybride zijn volgens de voorwaarden in dit reglement.
§ 2 Wanneer de raadszaal in het gemeentehuis onverwacht fysiek niet toegankelijk is en er ook geen andere gemeentelijke locaties beschikbaar zijn, beslissen raadsvoorzitter en burgemeester samen over de wijze van vergaderen. Deze kan digitaal of hybride zijn volgens de voorwaarden in dit reglement.
§ 3 Wanneer een dringend noodzakelijke beslissing van de raad nodig is en twee derde van de raadsleden daar vooraf mee akkoord gaan, kan de voorzitter voorstellen om een digitale raadsvergadering te laten doorgaan. De voorzitter stuurt een e-mail naar alle raadsleden met de vraag om akkoord te gaan om digitaal te vergaderen. Deze e-mail bevat naast de voorziene dag, tijdstip en agenda van de eventuele vergadering minstens een toegelicht voorstel van beslissing waarbij de dringende noodzakelijkheid gemotiveerd wordt. Van zodra twee derde van de raadsleden positief geantwoord hebben via e-mail stelt de voorzitter de uitzonderlijke omstandigheid vast en volgt de officiële oproeping. Voor de eigenlijke vergadering tellen, behoudens de specifieke bepalingen over digitaal vergaderen, de gewone regels uit het decreet over het lokaal bestuur en dit huishoudelijk reglement.
§ 4. Volgende personen kunnen digitaal deelnemen aan de fysieke vergadering van de gemeenteraad (hybride): het gemeenteraadslid dat omwille van tijdelijk opgelegde quarantaine-of isolatiemaatregelen (in het kader van Covid-19) niet kan deelnemen aan de raad. Hij richt daarvoor een schriftelijk verzoek aan de voorzitter van de gemeenteraad. Bij het verzoek tot digitaal bijwonen van de vergadering wegens medische redenen wordt een geneeskundig getuigschrift van maximaal vijftien dagen oud gevoegd, dat tevens de minimale termijn van afwezigheid om medische redenen aangeeft.
Het raadslid bezorgt zijn vraag en het bewijsstuk aan de voorzitter van de raad en aan de algemeen directeur.
Art. 42. Bijkomende voorwaarden
§1. Bijkomende voorwaarden volledig digitaal vergaderen.
1° Bij een digitale raadsvergadering heeft ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming.
2° Raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vermelden hun naam bij hun beeld.
3° Raadsleden laten hun camera aanstaan gedurende de hele digitale raadsvergadering. De voorzitter kan raadsleden zelf in beeld brengen.
4° Raadsleden die even tijdelijk even weggaan van de camera geven dat duidelijk aan in de chat, evenals wanneer ze terugkeren. Wanneer raadsleden die normaal in beeld zouden moeten zijn niet voor de camera blijken te zitten, en daarover niets gemeld hebben in de chat, dan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.
5° Raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.
6° Voor de niet-geheime stemmingen tijdens een digitale vergadering wordt de audiovisuele toepassing voor het digitaal vergaderen gebruikt.
7° In afwijking van art.29 wordt voor geheime stemmingen tijdens een digitale vergadering een digitale tool gebruikt die voldoet aan de voorwaarden waarbij de geheimhouding wordt gerespecteerd.
Indien bij het afsluiten van de stemming door de voorzitter het aantal stemmen niet overeenstemt met het aantal deelnemers aan de vergadering, wordt de stemming als ongeldig beschouwd en wordt tot een nieuwe stemming overgegaan. Komt het aantal stemmen na de tweede stemming nog niet overeen met het aantal deelnemers dan worden deze genotuleerd als ‘x-aantal aanwezigen namen niet aan de stemming deel.’
§2. Bijkomende voorwaarden hybride vergaderen.
1° De leden die digitaal deelnemen aan een hybride vergadering, volgen de zitting via een audiovisuele liveverbinding.
2° Bij een hybride vergadering heeft elk raadslid dat digitaal deelneemt afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming.
3° Raadsleden die digitaal deelnemen aan een hybride raadsvergadering vermelden hun naam bij hun beeld.
4° Digitaal deelnemende raadsleden laten hun camera aanstaan gedurende de hele hybride raadsvergadering. De voorzitter kan raadsleden zelf in beeld brengen.
5° Raadsleden die even tijdelijk even weggaan van de camera geven dat duidelijk aan in de chat, evenals wanneer ze terugkeren. Wanneer raadsleden die normaal in beeld zouden moeten zijn niet voor de camera blijken te zitten, en daarover niets gemeld hebben in de chat, dan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.
6° De raadsleden die digitaal deelnemen aan een hybride raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.
7° Raadsleden die digitaal deelnemen aan de fysieke vergadering stemmen net de als raadsleden die fysiek deelnemen mondeling. Dit op dezelfde wijze als voorzien in art.26 §3 van het huishoudelijk reglement. Digitaal deelnemende raadsleden stemmen als laatste.
8° In afwijking van art.29 wordt voor een geheime stemming op een hybride raadsvergadering zowel de raadsleden die fysiek deelnemen als de raadsleden die digitaal deelnemen hetzelfde stemsysteem gebruikt. Er wordt geheim gestemd via een digitale tool gebruikt die voldoet aan de voorwaarden waarbij de geheimhouding wordt gerespecteerd. Indien bij het afsluiten van de stemming door de voorzitter het aantal stemmen niet overeenstemt met het aantal deelnemers aan de vergadering, wordt de stemming als ongeldig beschouwd en wordt tot een nieuwe stemming overgegaan. Komt het aantal stemmen na de tweede stemming nog niet overeen met het aantal deelnemers dan worden deze genotuleerd als ‘x-aantal aanwezigen namen niet aan de stemming deel.’
De Gemeenteraad duidt een personeelslid aan als vervanger voor de Algemeen Directeur ingeval van afwezigheid of verhindering en de Gemeenteraad duidt een personeelslid aan als vervanger voor de Financieel Directeur, ingeval van afwezigheid of verhindering.
Artikel 166 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de Gemeenteraad de vervanging regelt van de decretale graden bij hun afwezigheid of verhindering. Er dient in elk geval een waarneming van het ambt van Algemeen Directeur of Financieel Directeur voorzien te worden als de afwezigheid van de Algemeen Directeur of de Financieel Directeur langer dan honderdtwintig dagen duurt of als het ambt vacant verklaard wordt. De Waarnemend Algemeen Directeur en de Waarnemend Financieel Directeur oefenen alle bevoegdheden uit die aan hun ambt verbonden zijn.
De Gemeenteraad kan de aanstelling van een Waarnemend Algemeen Directeur of Financieel Directeur toevertrouwen aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de functiehouder van het ambt.
Het is aangewezen voor de goede werking en de continuïteit van de dienstverlening een vervanging voor de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur te voorzien, dit voor verhinderingen, korte of lange afwezigheden.
Artikel 1:
De Gemeenteraad duidt de Stafmedewerker aan als vervanger voor de Algemeen Directeur, ingeval van afwezigheid of verhindering van deze laatste.
Artikel 2:
De Algemeen Directeur zal bij afwezigheid of verhindering van het in artikel 1 aangeduide personeelslid zelf een plaatsvervanger aanduiden. Indien de Algemeen Directeur bij afwezigheid of verhindering van het in artikel 1 aangeduide personeelslid zelf geen plaatsvervanger kan aanduiden, voorziet het College van Burgemeester en Schepenen in de
vervanging.
Artikel 3:
De vervanger vermeldt bij zijn / haar handtekening "Algemeen Directeur wnd.".
Artikel 4:
De Gemeenteraad duidt de administratief medewerker van de financiële dienst aan als vervanger voor de Financieel Directeur, ingeval van afwezigheid of verhindering van deze laatste.
Artikel 5:
De Financieel Directeur zal bij afwezigheid of verhindering van het in artikel 4 aangeduide personeelslid zelf een plaatsvervanger aanduiden. Indien de Financieel Directeur bij afwezigheid of verhindering van het in artikel 4 aangeduide personeelslid zelf geen plaatsvervanger kan aanduiden, voorziet het College van Burgemeester en Schepenen in de
vervanging.
Artikel 6:
De vervanger vermeldt bij zijn / haar handtekening "Financieel Directeur wnd."
De Gemeenteraad past het 'Organisatie- en retributiereglement aangaande de vrijetijdsactiviteiten' aan.
In de gemeenteraadszitting 18 februari 2021 werd het Organisatie- en retributiereglement aangaande de vrijetijdsactiviteiten goedgekeurd. Met dit reglement werd een kader geschapen waarop de diensten kunnen terugvallen bij het nemen van beslissingen met betrekking tot de vragen en discussiepunten die doorheen het jaar vaak aan bod komen, bv. over de terugbetaling van deelnamegeld.
Na een jaar testen worden een aantal aanpassingen aan dit reglement voorgesteld.
De Gemeenteraad keurt onderstaand reglement goed:
Organisatie- en retributiereglement aangaande de vrijetijdsactiviteiten – goedkeuring aanpassing.
Artikel 1 - Ondersteuning
Het gemeentebestuur van Ruiselede ondersteunt de socio-culturele en sportieve ontwikkeling van haar inwoners door het aanbieden van de nodige infrastructuur, de subsidiëring van verenigingen en de organisatie van diverse vrijetijdsactiviteiten. Het gemeentebestuur streeft er naar om de deelnameprijzen van haar eigen activiteiten billijk te houden en een zo ruim mogelijke doelgroep aan te spreken.
Artikel 2 – Diensten
De gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten worden in hoofdzaak georganiseerd en/of gecoördineerd door:
Artikel 3 – Activiteiten
Artikel 3.1
De gemeentelijke diensten organiseren gedurende het hele jaar diverse activiteiten voor kinderen, jongeren en volwassenen, al dan niet in samenwerking met diverse gemeentelijke diensten, adviesraden, verenigingen, particulieren, Ruiseleedse instellingen of organisaties, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, externe organisaties of lesgevers.
Artikel 3.1.1
Voor het aanbieden van vakantieopvang werkt het gemeentebestuur samen met Ferm Kinderopvang. Deelnemers volgen de door deze organisatie opgelegde voorwaarden.
Artikel 3.2
De gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten kunnen aangeboden worden in de diverse gemeentelijke zalen waartoe de nodige gebruiksreglementen werden opgesteld en goedgekeurd door de gemeenteraad.
De vrijetijdsactiviteiten kunnen eveneens doorgaan op verschillende plaatsen van het openbaar domein op het grondgebied van de gemeente of in zalen van Ruiseleedse instellingen of organisaties (vb. sporthallen van scholen, LDC/DVC Den Tap, …).
Daarnaast kunnen, door de organisatie van een uitstap, ook vrijetijdsactiviteiten buiten Ruiselede georganiseerd worden.
Artikel 3.3
De gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten betreffen:
De inhoudelijke organisatie van vermelde activiteiten wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen en dit op advies van de gemeentelijke diensten. Daarbij wordt o.a. de doelgroep, data, uren activiteiten en opvang, locatie, organisatiekost, begeleiding, begeleidersvergoeding (incl. de vergoeding speelpleinmedewerkers), praktische afspraken, uitwerking divers aanbod,… bepaald.
Artikel 3.3.1. Speelpleinwerking
Artikel 3.3.1.1. Algemene info
Artikel 3.3.1.2. Begeleiders speelpleinwerking
Artikel 3.3.2. SWAP
Artikel 4 - Deelnamegelden
Bij de organisatie van vrijetijdsactiviteiten worden deelnamegelden geïnd. De vastlegging van de tarieven van de deelnamegelden wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen en dit op advies van de gemeentelijke diensten. Deze deelnamegelden worden gebaseerd op de organisatiekost, maar worden bewust laagdrempelig gehouden. De gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten dienen niet winstgevend te zijn, doch dient er een evenwicht te zijn tussen inkomsten en uitgaven.
Bij verlies van een beurtenkaart in het kader van een (sport)lessenreeks wordt deze niet vervangen. De deelnemer dient een nieuwe kaart aan te schaffen.
Artikel 5 – Deelnamevoorwaarden
Artikel 6 - Registreren-inschrijven-betalen
Om te kunnen deelnemen aan de gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten dient men zich in te schrijven en een eventuele deelnameprijs te betalen. Inschrijven kan persoonlijk bij de diensten, via mail, telefonisch, maar bij voorkeur digitaal via https://reservaties.ruiselede.be/, nadat de gebruiker zich registreerde in de toepassing. De handleidingen hiertoe zijn beschikbaar via de website van de gemeente. Via de digitale toepassing is de online betaalwijze verplicht.
Om alle inschrijvingen professioneel te kunnen opvolgen, worden deze steeds ingevoerd in de digitale inschrijvingstoepassing van waaruit ook de link met de gemeentelijke boekhouding gelegd kan worden (o.a. online betaling).
Een inschrijving is pas definitief na betaling van de deelnameprijs. Bij gebrek aan betaling in de minne, wordt de retributie ofwel via een deurwaarder ofwel burgerrechtelijk ingevorderd.
Artikel 7 – Uitsluiting van deelname
Het niet tijdig betalen van de deelnameprijs kan leiden tot uitsluiting van de activiteit. Bij aanvang van de activiteit dient de deelnameprijs vereffend te zijn.
Gedrag dat de werking van de activiteit en/of de veiligheid van deelnemers en/of begeleiders in gevaar brengt, kan leiden tot uitsluiting van de activiteit. Dit gebeurt evenwel pas na het geven van een tweede kans en in het geval van kinderen na overleg met de wettelijke voogd.
Uitsluiting geeft geen recht op enige vorm van terugbetaling.
Artikel 8 - Annulaties en terugbetalingen
Artikel 9 - Financiële tussenkomsten
Wie moeilijkheden heeft met de betaling, kan zich richten tot het Sociaal Huis dat, na het volgen van de wettelijke voorwaarden, eventueel een financiële tussenkomst kan voorzien.
Het bijzonder comité van de sociale dienst zal uiterlijk binnen de 30 dagen na aanvraag, op basis van een sociaal en financieel onderzoek oordelen over de ontvankelijkheid en het bedrag van de tussenkomst.
Indien er een steun wordt toegekend is aanwezigheid vereist, tenzij om de in artikel 8 genoemde situaties. Is er geen geldige aanwezigheid, dan worden de deelnamegelden teruggevorderd van de rechthebbende.
Het Sociaal Huis betaalt het deelnamegeld voor de rechthebbenden rechtstreeks aan het gemeentebestuur.
Artikel 10 - Privacy
Ter promotie van de activiteiten kan beeldmateriaal van de deelnemers gemaakt worden en ingezet worden op de gemeentelijke communicatiekanalen (infoblad, website, flyer, Facebookpagina). Hiervoor vragen wij expliciet toestemming via de inschrijvingstoepassing. Deelnemers (of wettelijke voogd van deelnemers) zijn zelf verantwoordelijk voor het instellen van deze toestemming. Deze toestemming kan ten allen tijde worden nagezien en aangepast.
Persoonsgegevens worden tevens opgevraagd bij een inschrijving. Deze gegevens zijn louter bestemd voor de gemeentelijke diensten vanwege redenen van organisatorische aard. Deze gegevens worden niet verder verspreid.
Deelnemers (of wettelijke voogd van deelnemers) zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en volledige informatie. Deze informatie kan ten allen tijde worden nagezien en aangepast.
Het gemeentebestuur hecht veel waarde aan privacy en gaat erg selectief en zorgzaam om met beeldmateriaal en persoonsgegevens.
Indien de inschrijving van een activiteit niet via de inschrijvingstoepassing wordt geregeld, zal een aparte toestemming worden gevraagd.
Artikel 11 - Verzekering-schade-ongevallen
Artikel 11.1. Verzekering materiële schade en lichamelijke ongevallen
Deelnemers zijn steeds verzekerd voor materiële schade en lichamelijke ongevallen.
Indien zich een ongeval met letsel zou voordoen, dient men contact op te nemen met de organiserende gemeentelijke dienst om de nodige administratieve taken te volbrengen.
De verzekering is enkel van toepassing binnen de uren van de activiteit.
Art. 11.2. Schade
Indien een deelnemer bewust schade aanricht aan materiaal of aan het gebouw, zal aan de deelnemer (of de wettelijke voogd) de kosten van de schade doorgerekend worden.
Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van of schade aan persoonlijke spullen van deelnemers of begeleiders.
Artikel 12 – Algemene aandachtspunten
Art. 12.1. Aandachtspunten voor elke deelnemer
Art. 12.2. Aandachtspunten specifiek voor kinderen en tieners (-18 jaar)
Artikel 13 – Fiscale en mutualiteitsattesten
Artikel 14
Dit reglement treedt in voege op 1 januari 2022.
Artikel 15
De toezichthoudende overheid wordt van de bekendmaking van dit besluit op de hoogte gebracht overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.
Namens Gemeenteraad,
Florian Van de Sompel
Algemeen Directeur
Greet De Roo
Burgemeester-Voorzitter