De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur opgesteld. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de Gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De Gemeenteraad keurt de erfpachtakte tussen de gemeente Ruiselede en de kerkfabriek Sint-Carolus Doomkerke voor wat betreft de begraafplaats, gelegen Brandstraat tussen huisnummers 22 en 24 en kadastraal bekend onder sectie G nummer 781W3, goed.
In april 2022 werd het opstarten van de procedure tot hernieuwing van grafconcessies voor begraafplaatsen van Ruiselede en Kruiskerke aan het Schepencollege voorgelegd. De begraafplaats van Doomkerke viel daarbij uit de boot omdat de dienst burgerzaken geen zicht heeft op het administratieve beheer van de begraafplaats gezien deze begraafplaats eigendom is van de kerkfabriek. De kerkfabriek int er de tarieven voor concessies, columbariumnissen e.d. en houdt een overzicht hiervan bij. Het overige beheer (aankoop grafkelders, begeleiding begrafenis, onderhoud begraafplaats) wordt aan het gemeentebestuur overgelaten.
De diensten zijn niet op de hoogte van de reden waarom de kerkfabriek in Doomkerke zo nauw betrokken was bij het beheer van de begraafplaats of waarom dit beheer in het verleden nooit aan de gemeente werd overgedragen (zoals wettelijk verplicht).
De diensten stelden bij wijze van oplossing een splitsing van de percelen begraafplaats-kerk voor om de beheerssituatie op het terrein wettelijk in orde te brengen en de status eigenaar/beheerder te verduidelijken. Uit overleg bleek destijds dat de kerkfabriek niets aan de bestaande situatie wenste te veranderen.
Een specifieke vraag gericht aan een expert begraafplaatsen naar aanleiding van een ontgravingsprocedure op de begraafplaats van Doomkerke (niet gemeentelijk), bracht deze problematiek opnieuw naar boven in het voorjaar van 2023 en bevestigde de onwettige situatie op deze begraafplaats.
Op 12 juli 2023 ontving het Schepencollege een brief vanwege de kerkfabriek Sint-Carolus Doomkerke. Uit de brief bleek dat het kerkbestuur besliste het beheer en de uitbating vanaf 4 juli 2023 over te dragen aan het gemeentebestuur van Ruiselede. Het kerkbestuur wenste daarbij wel verder eigenaar te blijven van het perceel waar de begraafplaats gelegen is. Men ziet dit perceel immers als één geheel met de kerk.
In oktober 2023 vond hierover een overleg plaats tussen de diensten en de kerkfabriek. Na afloop liet de kerkfabriek - na het inwinnen van juridisch advies via Bisdom Brugge - weten in te willen stemmen met de opname van de begraafplaats in een erfpachtovereenkomst met het gemeentebestuur en dit voor een symbolische euro.
Dit onder volgende voorwaarden:
In afwachting van de erfpachtovereenkomst, werd de gehele procedure met betrekking tot het begraven van een overledene en het betalen van de concessietarieven vanaf januari 2024 aan het gemeentebestuur overgedragen. Aan de kerkfabriek werd gevraagd begrafenisondernemers en burgers hiertoe in contact te brengen met de dienst burgerzaken van het gemeentebestuur.
Gezien het ontbreken van gegevens over de aanwezige concessies die voor 2000 werden toegekend, wordt voor wat deze concessies betreft volgende werkwijze toegepast inzake concessieverlenging:
De termijn van 50 jaar betreft de maximale concessieduur binnen het geldende reglement.
Door landmetersbureau Toporama werd op 19 december 2023 een opmetingsplan opgemaakt waarbij het kadastraal perceel Sectie G nr. 781v3 wordt opgesplitst tussen kavel 1 (= Sint-Caroluskerk) en kavel 2 (= begraafplaats).
Het Schepencollege keurde in zitting van 25 april 2024 de splitsing van het perceel 781V3 goed.
Door het notariaat Verhaeghe - Baert & Vertriest werd voor de begraafplaats te Doomkerke een ontwerp-erfpachtovereenkomst met een looptijd van 50 jaar opgemaakt.
Enig artikel:
De erfpachtakte, gevoegd bij dit besluit, tussen de gemeente Ruiselede en de kerkfabriek Sint-Carolus Doomkerke voor wat betreft de begraafplaats, gelegen Brandstraat tussen huisnummers 22 en 24 en kadastraal bekend onder sectie G nummer 781W3, wordt goedgekeurd.
De Gemeenteraad stelt I.V.I.O. aan als GAS-vaststeller, waarbij de personeelsleden aangeduid door de leidende ambtenaar van deze entiteit een vaststellingsbevoegdheid krijgen voor de gemeentelijke administratieve sancties van gemeente RUISELEDE voor de vaststelling van overtredingen op gemeentelijk politiereglement Titel IV openbare netheid en gezondheid - artikel 4.1.1.0.2 en artikel 4.1.2.4.2.
In het licht van preventie en opsporing van zwerfvuil/sluikstort investeerde I.V.I.O. in 2017-2018 in verplaatsbare 'vaste' camera's die worden ingezet aan glasbol- en textielcontainersites in het I.V.I.O.-werkingsgebied. De afspraken hieromtrent werden destijds verankerd in een overeenkomst tussen de gemeenten, lokale politie en I.V.I.O.
Als verantwoordelijke voor het beheer van de camera's analyseert I.V.I.O. de beelden en stelt de overtredingen vast. Bij onregelmatigheden wordt een bestuurlijk verslag opgemaakt en overgemaakt aan de sanctionerende ambtenaar van de gemeente die het dossier verder afhandelt.
Sinds 8 januari 2024 is er een nieuwe GAS-wetgeving van kracht en werden verschillende wijzigingen doorgevoerd aan de bestaande GAS-wetgeving.
Een aantal van deze wijzigingen heeft een invloed op de handhaving van zwerfvuil en sluikstort.
Ingevolge deze wijzigingen moeten de GAS-vaststellers niet meer nominatief worden aangesteld. De Gemeenteraad kan aanwijzen welke overheid of entiteit op eigen grondgebied GAS-vaststellingen mag doen.
In de nieuwe GAS-wetgeving is nu ook de mogelijkheid voorzien om zelf het register DIV te raadplegen. GAS-vaststellers en sanctionerend ambtenaren die handhaven op zwerfvuil en sluikstort kunnen nu ook, zonder juridische problemen, zelf het register DIV raadplegen.
Door I.V.I.O. werd een nieuwe model-overeenkomst camerabeleid opgesteld die aangepast werd aan de recente GAS-wetgeving.
Enig artikel:
I.V.I.O. wordt aangesteld als GAS-vaststeller, waarbij de personeelsleden aangeduid door de leidende ambtenaar van deze entiteit, een vaststellingsbevoegdheid krijgen voor de gemeentelijke administratieve sancties van gemeente RUISELEDE voor de vaststelling van overtredingen op gemeentelijk politiereglement Titel IV openbare netheid en gezondheid - artikel 4.1.1.0.2 en artikel 4.1.2.4.2.
De Gemeenteraad keurt de wijziging van de grenzen van de politiezone Regio Tielt goed, door de uitbreiding met het grondgebied Meulebeke vanaf 1 januari 2025. Als gevolg van de uitbreiding richt de Gemeenteraad aan de minister van Binnenlandse Zaken en Justitie een formele vraag tot wijziging van het koninklijk besluit van 28 april 2000 houdende de indeling van het grondgebied van de provincie West-Vlaanderen in politiezones. De Gemeenteraad gaat akkoord met de uitgewerkte regeling vervat in het gemeenschappelijk advies van de korpschefs van politiezones Midow en Regio Tielt inzake de overdracht van 2 personeelsleden van Midow naar de politiezone Regio Tielt en de overdracht van roerende goederen nodig voor de continuering van de wijkdienst Meulebeke.
De deelstaten op Vlaams en Waals niveau laten toe aan steden en gemeenten om te fuseren op basis van wilsovereenstemming.
De gemeenteraden van Meulebeke en Tielt hebben beslist om te fusioneren vanaf 1 januari 2025. In dezelfde beslissing liet Meulebeke opnemen om voor de basispolitiezorg vanaf 1 januari 2025 beroep te doen op de PZ Regio Tielt in plaats van de PZ Midow.
Omwille van de gemeentelijke fusie tussen Tielt en Meulebeke (in werking vanaf 1 januari 2025) zijn de federale regels inzake wijziging van de (politie)grenzen van toepassing. De Memorie van Toelichting van de Wet op de Geïntegreerde politie (WGP) bepaalt dat aangezien het om een operatie op het niveau van de gemeentelijke entiteiten gaat die deel uitmaken van de desbetreffende politiezones, de 'aanvraag' moet uitgaan van alle gemeenteraden met akkoord over personeel, roerende goederen en lopende geschillen.
De gemeentefusie heeft ook gevolgen op politioneel vlak met name dat er een wijziging zal gebeuren van de grenzen van de politiezones zoals bepaald in het KB van 28 april 2000 over de indeling van het grondgebied van de provincie West-Vlaanderen. Er is besluitvorming nodig aangezien de politiezones anders juridisch niet kunnen blijven opereren.
Als gevolg van het gewijzigd grondgebied van de twee betrokken politiezones zijn er 2 koninklijke besluiten (KB) nodig. Een eerste KB bepaalt de grenzen van het vernieuwde territorium van elke politiezone. Concreet is de Minister van Binnenlandse Zaken bevoegd om 'het KB houdende de indeling van het grondgebied van de provincie West-Vlaanderen in politiezones' in die zin aan te passen. Het tweede KB regelt de in plaats stelling van de nieuwe politiezone.
Ter voorbereiding van het eerste KB, is het nodig om de toepassing van artikel 257quinquies/12 WGP vast te stellen.
Op dinsdag 12 maart 2024 ging in dat kader een overleg door tussen beide politiezones, met aanwezigheid van gelijke vertegenwoordiging (de beide korpschefs en de beide politiesecretarissen).
In navolging van eigen gemaakte afspraken in de respectievelijke politiecolleges leggen de korpschefs, zoals voorzien in de wet, een regeling inzake artikel 257quinquies/12 WGP voor aan alle betrokken gemeenteraden.
Concreet vraagt de politiezone aan de gemeenteraden om, op advies van de korpschef, goedkeuring te verlenen aan:
1. De wijziging van de grenzen van het grondgebied
2. de praktische regelingen over:
Qua praktische afspraken adviseren de korpschefs van beide politiezones:
Artikel 1:
De Gemeenteraad keurt de wijziging van de grenzen van de politiezone Regio Tielt goed, door de uitbreiding met het grondgebied Meulebeke vanaf 1 januari 2025.
Artikel 2:
Als gevolg van de uitbreiding waarvan sprake in artikel 1, richt de Gemeenteraad aan de minister van Binnenlandse Zaken en Justitie een formele vraag tot wijziging van het koninklijk besluit van 28 april 2000 houdende de indeling van het grondgebied van de provincie West-Vlaanderen in politiezones.
Artikel 3:
De Gemeenteraad gaat akkoord met de uitgewerkte regeling vervat in het gemeenschappelijk advies van de korpschefs van politiezones Midow en Regio Tielt, over de overdrachten volgens artikel 257/quinquies/12 van de wet op de Geïntegreerde Politie, samengevat:
Artikel 4:
Volgende instanties ontvangen een afschrift van dit besluit:
De Gemeenteraad neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Rapportering Kader organisatiebeheersingssysteem 2023-2024
In zitting van 30 juni 2020 keurden de Gemeente- en OCMW-raad een kader goed voor de uitrol van een organisatiebeheersingssysteem voor gemeente en OCMW Ruiselede. Dit kader diende een structuur te vormen waarop gemeente en OCMW Ruiselede konden evolueren naar een moderne, lerende organisatie die ernaar streeft zichzelf continu te verbeteren en haar doelstellingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier te bereiken.
Binnen dit kader werd ervoor geopteerd om zowel de beleidsopvolging als de organisatiebeheersing op te nemen.
De pijlers van het ‘Kader organisatiebeheersing: lerende organisatie’ zijn:
Tijdens de periode juni 2023-juni 2024 werd dit kader slechts gedeeltelijk uitgevoerd. De stappen in het fusietraject, personeelsafwezigheden, wervingsproblematiek en de vele lopende projecten zorgden ervoor dat organisatiebeheersing tijdens het voorbije jaar juni 2023-juni 2024 op de achtergrond kwam te staan gezien er voorrang werd gegeven aan enerzijds vermelde uitzonderlijke trajecten en de uitvoering van het reguliere beleid en anderzijds de voortgang van het meerjarenplan.
Hoewel de organisatie er aldus niet voldoende in slaagde om de vastgelegde mijlpalen te halen en het organisatiebeheersingssysteem structureel op te volgen en bij te sturen, stond de organisatie het afgelopen jaar steeds open voor continue verbetering in het streven naar een moderne organisatie, getuige hiervan diverse verbeteracties die werden gerealiseerd.
Tijdens een doorlichting van Audit Vlaanderen in het kader van de thema-audit handhaving ruimtelijke ordeningsaspecten omgevingsvergunning, werd het bestaande kader organisatiebeheersing mee geëvalueerd. Audit Vlaanderen loofde daarbij de opzet van het kader, de structuur ervan en de doelstellingen die erin werden verwerkt. Het niet kunnen realiseren van alle voorgestelde stappen en processen door een samenloop van diverse interne en externe omstandigheden is een gemiste kans om een degelijk uitgewerkt plan van aanpak niet in volle realisatie te zien.
Klachtenrapportage 2023-2024
De organisatie ontvangt periodiek meldingen (telefonisch, via email of via de meldingskaart,…) met betrekking tot allerhande thema’s (staat van het wegdek, zwerfvuil, een defect,…) en sommige zelfs terugkerend. Daarnaast werden bij de diensten van gemeente en OCMW het voorbije jaar ook enkele formele klachten ingediend kaderend binnen het Participatiereglement, artikel 6 Klachtenbehandeling, dat werd goedgekeurd door de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in zitting van 30 juni 2020.
8 klachten werden ontvangen. Daarvan werden er 6 ontvankelijk verklaard.
Planning 2024
In 2024 wordt er naar gestreefd om het MJP verder uit te voeren en het organisatiebeheersingssysteem verder structureel op te volgen en acties te formuleren en uit te voeren. Daarnaast worden ook stappen gezet om een geïntegreerd organisatiebeheersingssysteem uit te werken dat toegepast kan worden binnen de fusiegemeente.
Enig artikel:
De Gemeenteraad neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling dat als bijlage aan dit besluit wordt gehecht.
De Gemeenteraad neemt kennis van de kwartaalrapportering over het fusietraject van Wingene en Ruiselede.
Dit punt wordt tijdens de zitting toegelicht door algemeen directeur wnd. Annelies Van Tomme.
Tijdens de gemeenteraad van 27 februari 2023, 15 juni 2023 en 19 oktober 2023 werd de projectstructuur, het plan van aanpak en een inhoudelijke voortgangsrapportering toegelicht alsook een (kwartaal)rapportering aan de gemeenteraad.
- stuurgroep
- projectteam
- werkgroepen (STRAT, P&O, FIN&SAM, FAC, DNST, JUR, COM)
- formele beslissingsfora (CBS, VB, GR, OR, MAT).
Het traject is opgedeeld in vier mijlpalen:
- FASE 1 (jan – feb 2023) Verkennen: Een gevalideerde visie, aanpak en afsprakenkader op alle niveaus gefundeerd door een positieve dynamiek
- FASE 2 (mrt-jun 2023) Formuleren: Een gevalideerde analyse van de huidige en toekomstige situatie
- FASE 3 (juli-sep 2023) Verfijnen: Een gevalideerd implementatieplan om tot de toekomstige situatie te komen
- FASE 4 (okt 2023-jun 2025) Implementeren: Een gezamenlijke organisatie voor de nieuwe fusiegemeente
Momenteel bevindt het traject zich in Fase 4 en er zal aan de gemeenteraad per werkgroep via een voortgangsrapportering een stand van zaken gegeven worden van de voorbije maanden.
Daarnaast zal een tussentijdse financiële voortgangsrapportering meegedeeld worden.
2023/5.7.1/0114-00/6131002/CBS/GEMEENTE/U
Enig artikel:
De Gemeenteraad neemt kennis van de kwartaalrapportering over het fusietraject van Wingene en Ruiselede.
Namens Gemeenteraad,
Annelies Van Tomme
Algemeen Directeur wnd.
Greet De Roo
Burgemeester-Voorzitter