De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur opgesteld. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de Gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
Raadslid Hannes Gyselbrecht meldt dat zijn fractie het zittingsverslag niet kan goedkeuren omdat de discussie omtrent de fusie niet correct werd weergegeven, omdat bepaalde beledigingen niet werden opgenomen in het verslag.
Met 9 stemmen tegen het voorstel (Greet De Roo, Marc De Muynck, Frans Debouck, Chris Dewinter, Filip Verstuyft, Linda Wyckstandt, William Coppens, Ilse Volcke, Julie De Coster), 8 stemmen voor (Lieve Van Erum, Hannes Gyselbrecht, Marnix Van Daele, Tom De Paepe, Gilles Verstraete, Frederik Crul, Chris Hullebusch, Christel L'Hoost) wordt de vraag om het zittingsverslag aan te passen aldus afgewezen.
Enig artikel:
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.
De Gemeenteraad neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling.
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur aan het college, het vast bureau, de gemeenteraad en de OCMW-raad rapporteert over het organisatiebeheersingssysteem uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Rapportering Kader organisatiebeheersingssysteem 2021-2022
In zitting van 30 juni 2020 keurden de Gemeente- en OCMW-raad een kader goed voor de uitrol van een organisatiebeheersingssysteem voor gemeente en OCMW Ruiselede. Dit kader diende een structuur te vormen waarop gemeente en OCMW Ruiselede konden evolueren naar een moderne, lerende organisatie die ernaar streeft zichzelf continu te verbeteren en haar doelstellingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier te bereiken.
Binnen dit kader werd ervoor geopteerd om zowel de beleidsopvolging als de organisatiebeheersing op te nemen.
De pijlers van het ‘Kader organisatiebeheersing: lerende organisatie’ waren:
Tijdens de periode juni 2021-juni 2022 werd dit kader slechts gedeeltelijk uitgevoerd. De coronacrisis, langdurige personeelsafwezigheden en de vele lopende projecten zorgden ervoor dat organisatiebeheersing tijdens het voorbije jaar juni 2021-juni 2022 op de achtergrond kwam te staan gezien er voorrang werd gegeven aan enerzijds het controleren van de corona-pandemie, de uitvoering van het reguliere beleid en anderzijds de voortgang van het meerjarenplan.
Hoewel de organisatie er aldus niet voldoende in slaagde om de vastgelegde mijlpalen te halen en het organisatiebeheersingssysteem structureel op te volgen en bij te sturen, stond de organisatie het afgelopen jaar steeds open voor continue verbetering in het streven naar een moderne organisatie, getuige hiervan diverse verbeteracties die werden gerealiseerd: er vonden heel wat realisaties plaats met betrekking tot digitalisering, HR, communicatie, dienstverlening en heel wat reglementen werden onder de loep genomen en herwerkt. Verder werd onder begeleiding van C-Smart onder meer een informatieveiligheidsplan 2021-2023 opgesteld en vond een ICT-audit Ethisch Hacken plaats. Er vond tenslotte eind april 2022 een inspectie plaats betreffende het welzijn op het werk waarna in overleg met de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming een actieplan werd opgesteld.
Klachtenrapportage 2021-2022
Hoewel de organisatie periodiek meldingen ontvangt (telefonisch, via email of via de meldingskaart,…) met betrekking tot allerhande thema’s (staat van het wegdek, zwerfvuil, een defect,…) werden er bij de diensten van gemeente en OCMW het voorbije jaar geen formele officiële klachten ontvangen kaderend binnen het Participatiereglement, artikel 6 Klachtenbehandeling, dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad en OCMW-raad in zitting van 30 juni 2020.
Planning 2022-2023
In 2022-2023 wordt er naar gestreefd om het MJP verder uit te voeren en het organisatiebeheersingssysteem en informatieveiligheid verder structureel op te volgen en acties te formuleren en uit te voeren.
Enig artikel:
De Gemeenteraad neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling dat als bijlage aan dit besluit wordt gehecht.
De Gemeenteraad beslist om voor het jaar 2021-2022 een alternatieve wijze voor de berekening en betaling van de subsidies aan de jeugd- en socio-culturele verenigingen toe te passen.
Ook tijdens het werkingsjaar september 2021-augustus 2022 zal de coronapandemie een invloed hebben gehad op de werking van de Ruiseleedse verenigingen. Vooral in het najaar van 2021 en heel specifiek in de periode november tot en met februari waren strenge maatregelen van kracht en konden activiteiten niet of in mindere mate doorgaan. Deze periode zal gevolgen hebben voor het ontvangen van subsidies, gezien deze in de meeste gevallen worden berekend op basis van een dossier waarin de werking van de vereniging wordt weergegeven.
Net als voor de periode 2020-2021 kan de uitbetaling van de subsidies aan de verenigingen niet volledig verlopen zoals voorzien en is een alternatieve oplossing aan de orde. Daarbij wordt opnieuw voorgesteld de beschikbare financiële middelen toch uit te betalen zodat een mooie, toekomstige werking uitgebouwd kan worden.
De Sportraad sprak zich hierover uit in zitting van 21 februari 2022. Ook tijdens de zitting van de Algemene Vergadering van de Cultuurraad dd. 27 april 2022 werd dit punt toegelicht. De socio-culturele en de jeugdverenigingen werden digitaal bevraagd zodoende hun inspraak mee te kunnen nemen in de beslissing hieromtrent.
Sport
De sportverenigingen konden tussen september 2021 en augustus 2022 vrij vlot en met weinig beperkingen trainingen en wedstrijden laten doorgaan. Voor de sportverenigingen wordt dan ook voorgesteld de geijkte procedures te volgen en de uitbetaling van subsidies te koppelen aan de opmaak en het indienen van een subsidiedossier.
Jeugd en socio-cultureel
Voor de socio-culturele en jeugdverenigingen ligt de situatie anders. Een aantal onder hen had een vrij normale werking of slaagde er in, mits enige creativiteit, toch een groot aantal ledenactiviteiten te laten doorgaan. Anderen hadden de pech enerzijds in een strengere coronafase te belanden met hun voorziene activiteiten of door strengere maatregelen bijv. niet te kunnen repeteren voor latere evenementen en anderzijds net het samenbrengen van grote groepen mensen als basis te hebben van de werking van de vereniging.
Daarom wordt voorgesteld deze verenigingen geen puntendossier te laten indienen, maar hen voor het werkingsjaar 2021-2022 hetzelfde bedrag toe te kennen als datgene dat werd toegekend voor het werkingsjaar 2020-2021.
Jeugd:
Sport:
Cultuur:
Artikel 1:
De Gemeenteraad beslist om voor het jaar 2021-2022 aan de socio-culturele verengingen hetzelfde bedrag aan werkingssubsidies uit te betalen als dat wat voorzien werd in het werkingsjaar 2020-2021. De verenigingen dienen geen werkingsdossier in.
Artikel 2:
De Gemeenteraad beslist om voor het jaar 2021-2022 aan de jeugdverengingen hetzelfde bedrag aan basis- en werkingssubsidies uit te betalen als dat wat voorzien werd in het werkingsjaar 2020-2021. De verenigingen dienen geen werkingsdossier in.
Artikel 3:
Hiertoe wordt afgeweken van de bepalingen vermeld in de subsidiereglementen over het indienen van een werkingsdossier:
Artikel 4:
Aan de verenigingen wordt gevraagd een verklaring in te vullen waarin verklaard wordt dat de ontvangen subsidie voor de werking van de vereniging gebruikt zal worden. Daarnaast wordt ook de samenstelling van het bestuur opgevraagd.
Artikel 5:
De Gemeenteraad beslist om voor het jaar 2021-2022 aan de sportverenigingen subsidies toe te kennen op basis van een werkingsdossier en volgens de geldende reglementen.
De Gemeenteraad keurt de schenking van de archeologische vondsten van de opgraving in de Bundingstraat te Ruiselede van WVI aan het gemeentebestuur goed. De gemeente Ruiselede wordt eigenaar van de vondsten en staat in voor het behoud, het beheer en de toegankelijkheid. De vondsten worden (voorlopig) bewaard in de loods van de gemeentelijke technische dienst.
In 2014 heeft BAAC-Nederland een archeologisch onderzoek uitgevoerd in de Bundingstraat (BAAC-projectcode A-14.0123, onderzoeksnr. 2014/238). Daarbij werden heel wat interessante vondsten gedaan.
De vondsten zijn verpakt in 28 plastic kratten (Euronorm formaat 60x40x22 cm) en één langwerpige kartonnen doos (120x20x22 cm). In deze langwerpige doos bevindt zich een middeleeuwse, geheel houten, schep. Dit is een museaal stuk en is dan ook geconserveerd.
De vondsten werden tot nu toe door BAAC bijgehouden. De rapportering van het onderzoek is inmiddels afgerond, waardoor BAAC de vondsten wenst over te dragen. WVI is als eigenaar van het terrein waarop het archeologisch onderzoek heeft plaatsgevonden, ook eigenaar van de vondsten en wettelijk verplicht dit als geheel te bewaren, in goede staat te houden en ter beschikking te stellen voor wetenschappelijk onderzoek. De eigenaar kan echter afzien van de wettelijke zorgplicht en de vondsten schenken aan een instelling of instantie die de zorgplicht wel op zich wil nemen.
Eigenaar WVI heeft echter niet de wens deze verder te bewaren gezien men kampt met plaatsgebrek en verhuisplannen. Eigenaar WVI is bereid de vondsten te schenken.
BAAC informeerde bij de depots Solva, Trezoor en De Pakhuizen maar deze lieten weten de vondsten niet in ontvangst te willen nemen. Ook bij Raakvlak (de dienst Onroerend Erfgoed Brugge en Ommeland) was het antwoord negatief.
Er zijn plannen voor de oprichting van een depot voor de regio Midwest. Momenteel wordt daarvoor (financieel) engagement gezocht en is het depot nog niet operationeel.
Schenking
Het gemeentebestuur heeft geen ervaring met de bewaring van dergelijke voorwerpen en kan op dit moment geen professionele bewaring en ontsluiting van de vondsten garanderen. WVI garandeert echter dat de vondsten professioneel verpakt werden waardoor een goede bewaring mogelijk moet zijn. Na ontvangst wordt voorzien de vondsten tijdelijk (in afwachting van een cultuurzaal met archief Heemkundige Kring of een Midwestdepot) te stockeren in een gemeentelijke locatie. BAAC voorziet bij de vondsten een depotmap met alle informatie over de vondsten en het onderzoek.
Artikel 1:
De Gemeenteraad keurt de schenking van de archeologische vondsten van de opgraving in de Bundingstraat te Ruiselede van WVI aan het gemeentebestuur goed. De gemeente Ruiselede wordt eigenaar van de vondsten en staat in voor het behoud, het beheer en de toegankelijkheid. De vondsten worden (voorlopig) bewaard in de loods van de gemeentelijke technische dienst.
Artikel 2:
Een afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan:
De Gemeenteraad keurt de aankoop van twee percelen grond, gelegen langs de Bruggesteenweg zn. te Ruiselede - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie G ex nrs. 4/T en 4/P, met een totale oppervlakte van 6a 40ca, goed.
De gemeente heeft de intentie om tijdens de uitvoering van riolerings-en wegeniswerken in de Bruggesteenweg/Brandstraat een fietspad aan te leggen in de Bruggesteenweg.
Teneinde de voorschriften en normen voor de aanleg van een fietspad te respecteren dient te worden overgegaan tot grondinname van een perceel weiland, gelegen langs de Bruggesteenweg in agrarisch landschappelijk waardevol gebied.
Uit het goedgekeurd grondinnemingsplan, op 28 juni 2019 opgemaakt door ontwerpbureau Plantec NV uit Oostende, blijkt dat voor innames 3 en 4 er, van de kadastrale percelen Sectie G ex nrs. 4/P en 4/T, een deel van 640 m² dient ingenomen te worden voor de aanleg van riolering/fietspad en 744 m² voor de inrichting van een tijdelijke werkzone.
Na onderhandelingen met de Heer Dirk Dewitte, onderhandelaar van de WVI, is de eigenaar bereid om de grond onderhands te verkopen.
Op 8 juli 2021 werden door dhr. Geert Desmet en dhr. Wim Desmet, als wettelijk vertegenwoordiger voor mej. Thiele Desmet en mej. Runa Desmet, een éénzijdige verkoopbelofte ondertekend voor de verkoop van 640 m² grond uit de kadastrale percelen Sectie G ex nrs. 4/P en 4/T, mits de prijs van vijftienduizend euro (€ 15.000,00).
JBR 2021/GBB/0200-00/2200000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Het visum van de Financieel directeur van 3 juni 2022.
Artikel 1:
De aankoop van twee percelen grond, gelegen langs de Bruggesteenweg zn. - kadastraal gekend: 1e afdeling Sectie G ex nrs. 4/T en 4/P, met een totale oppervlakte van 6a 40ca, eigendom van Dhr. Geert Desmet wonende Bruggesteenweg 106 te 8755 Ruiselede en Mej. Runa Desmet en Mej. Thiele Desmet, beiden wonende Brandstraat 125 te 8755 Ruiselede, goed te keuren mits de som van € 15.000,00.
Artikel 2:
Alle bepalingen van de verkoopbelofte van 8 juli 2021 worden ongewijzigd goedgekeurd.
Artikel 3:
De commissaris van de afdeling Vastgoedtransacties wordt gemachtigd om de authentieke akte namens de gemeente te ondertekenen.
Artikel 4:
De Hogere Overheid te verzoeken om deze verwerving van openbaar nut te verklaren.
De Gemeenteraad keurt de lastvoorwaarden en wijze van gunning goed.
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
• Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen
• Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad
• Besluit college van burgemeester en schepenen dd. 24 september 2020 met goedkeuring van gunning ontwerpopdracht aan architectenbureau Verba bvba uit Ardooie
• Besluit van de gemeenteraad dd. 16 december 2021 met goedkeuring van het ontwerp en de raming voor deze opdracht
Voor het vernieuwen van de voorbouw aan de sporthal werd voor Perceel 1 een aanbestedingsdossier met nr. 20.691_P1 opgesteld door ontwerper, Verba bvba, Fabriekstraat 23 te 8850 Ardooie.
De inhoud van dit deel betreft de ruwbouw- & diverse voltooiingswerken voor de geplande verbouwing van de bestaande sporthal voor zowel:
De werken van dit perceel zullen in nauwe coördinatie verlopen met de geplande werken die deel uitmaken van de andere aanbestedingspercelen:
De diverse percelen zijn:
Perceel 1 : Ruwbouw & diverse voltooiingswerken
Perceel 2 : Elektrische installatie
Perceel 3 : Sanitair, verwarming en ventilatie
Perceel 4 : Schilderwerk
Perceel 5 : Volkernschrijnwerk
Perceel 6 : Omgevingsaanleg.
In dit besluit wordt goedkeuring gevraagd voor perceel 1 met een geactualiseerde detailraming van € 742.870,98 excl. btw of € 898.873,89 incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld dit perceel te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
De overige percelen volgen naarmate de uitvoering van de opdracht loopt.
Kredieten zijn voorzien op budgetcode 2022/4.2.3/0742-00/2210007/GEMEENTE/CBS/4.2.3.
Artikel 1:
Het bestek met nr. 20.691_P1, de uitvoeringsplannen en de raming voor de opdracht “Verbouwen van een sporthal – Perceel 01: Ruwbouw en diverse voltooiingswerken”, opgesteld door de ontwerper, Verba bvba, Fabriekstraat 23 te 8850 Ardooie wordt goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming voor perceel 1 bedraagt € 742.870,98 excl. btw of € 898.873,89 incl. 21% btw.
Artikel 2:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.
Artikel 3:
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.
Artikel 4:
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2022, op budgetcode 2022/4.2.3/0742-00/2210007/GEMEENTE/CBS/4.2.3.
Namens Gemeenteraad,
Florian Van de Sompel
Algemeen Directeur
Greet De Roo
Burgemeester-Voorzitter