De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur opgesteld. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de Gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden stilzwijgend goedgekeurd.
De Gemeenteraad verleent goedkeuring aan de gunningsleidraad met ref. CREAT-189-23-001 voor de opdracht “Aanstellen van een partner voor het ontwerp en de bouw van een nieuwe cultuur- en theaterzaal.”, opgesteld door Farys.
De selectieleidraad, goedgekeurd in de gemeenteraad van 16 maart 2023 werd gepubliceerd op 21 maart 2023. Geïnteresseerde ontwerper-bouwers konden hun aanvraag tot deelname indienen tot 9 mei 2023. De ingediende kandidaturen worden momenteel onderzocht op de toelatingsvoorwaarden uit de selectieleidraad.
Ondertussen werd de gunningsleidraad (het bestek) met als ref. CREAT-189-23-001 afgewerkt door Farys in samenwerking met de gemeentelijke diensten.
In deze gunningsleidraad wordt de verdere procedure voor de onderhandelingen, alsook het voorwerp van en de voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht, in detail beschreven. Zoals in de selectieleidraad werd ook hier rekening gehouden met het arrest Raad van State nr. 254.737, de bezwaarschriften en de opgedane kennis uit het reeds doorlopen traject.
Het bouwprogramma is hetzelfde gebleven met als voornaamste functies een theaterzaal met vaste tribune, een polyvalente zaal met bar en keuken en een café. Ook het Polenplein wordt opnieuw meegenomen in de projectzone.
Om de financiële impact van het project onder controle te houden wordt er deze keer gewerkt met een maximale projectkost van € 6.500.000 (excl. btw). Dit bedrag is evenwel voorzien van een prijsherzieningsformule zodat de kandidaten gedurende het verdere traject hun ontwerp niet moeten aanpassen wanneer er een indexverhoging zou zijn.
Enkel de geselecteerde inschrijvers zullen dit bestek ontvangen en kunnen op basis hiervan hun offerte indienen. Ze krijgen hiervoor minimum 12 weken de tijd.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de gunningsleidraad en de bijlagen goed te keuren.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in de meerjarenplanning, budgetcode 2023/4.2.1/0705-00/2210007/GEMEENTE/CBS/4.2.1
Goedkeuring wordt verleend aan de gunningsleidraad (incl.bijlagen) met ref. CREAT-189-23-001 voor de opdracht “Aanstellen van een partner voor het ontwerp en de bouw van een nieuwe cultuur- en theaterzaal.”, opgesteld door Farys.
De Gemeenteraad neemt kennis van de kwartaalrapportering over het fusietraject van Wingene en Ruiselede.
Dit punt wordt tijdens de zitting toegelicht door algemeen directeur Florian Van de Sompel.
Tijdens de gemeenteraad van 27 februari 2023 werd de projectstructuur en plan van aanpak een eerste keer toegelicht alsook een eerste (kwartaal)rapportering aan de gemeenteraad.
- stuurgroep
- projectteam
- werkgroepen (STRAT, P&O, FIN&SAM, FAC, DNST, JUR, COM)
- formele beslissingsfora (CBS, VB, GR, OR, MAT).
Het traject is opgedeeld in vier mijlpalen:
- FASE 1 (jan – feb 2023) Verkennen: Een gevalideerde visie, aanpak en afsprakenkader op alle niveaus gefundeerd door een positieve dynamiek
- FASE 2 (mrt-jun 2023) Formuleren: Een gevalideerde analyse van de huidige en toekomstige situatie
- FASE 3 (juli-sep 2023) Verfijnen: Een gevalideerd implementatieplan om tot de toekomstige situatie te komen
- FASE 4 (okt 2023-jun 2025) Implementeren: Een gezamenlijke organisatie voor de nieuwe fusiegemeente
Momenteel bevindt het traject zich in FASE 2 en er zal aan de gemeenteraad per werkgroep via een inhoudelijke voortgangsrapportering een stand van zaken gegeven worden van de voorbije drie maanden.
Daarnaast zal een tussentijdse financiële voortgangsrapportering meegedeeld worden.
2023/5.7.1/0114-00/6131002/CBS/GEMEENTE/U
Enig artikel:
De Gemeenteraad neemt kennis van de kwartaalrapportering over het fusietraject van Wingene en Ruiselede.
De Gemeenteraad neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Rapportering Kader organisatiebeheersingssysteem 2022-2023
In zitting van 30 juni 2020 keurden de Gemeente- en OCMW-raad een kader goed voor de uitrol van een organisatiebeheersingssysteem voor gemeente en OCMW Ruiselede. Dit kader diende een structuur te vormen waarop gemeente en OCMW Ruiselede konden evolueren naar een moderne, lerende organisatie die ernaar streeft zichzelf continu te verbeteren en haar doelstellingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier te bereiken.
Binnen dit kader werd ervoor geopteerd om zowel de beleidsopvolging als de organisatiebeheersing op te nemen.
De pijlers van het ‘Kader organisatiebeheersing: lerende organisatie’ zijn:
Tijdens de periode juni 2022-juni 2023 werd dit kader slechts gedeeltelijk uitgevoerd. De stappen in het fusietraject, personeelsafwezigheden, wervingsproblematiek en de vele lopende projecten zorgden ervoor dat organisatiebeheersing tijdens het voorbije jaar juni 2022-juni 2023 op de achtergrond kwam te staan gezien er voorrang werd gegeven aan enerzijds vermelde uitzonderlijke trajecten en de uitvoering van het reguliere beleid en anderzijds de voortgang van het meerjarenplan.
Hoewel de organisatie er aldus niet voldoende in slaagde om de vastgelegde mijlpalen te halen en het organisatiebeheersingssysteem structureel op te volgen en bij te sturen, stond de organisatie het afgelopen jaar steeds open voor continue verbetering in het streven naar een moderne organisatie, getuige hiervan diverse verbeteracties die werden gerealiseerd.
Klachtenrapportage 2022-2023
Hoewel de organisatie periodiek meldingen ontvangt (telefonisch, via email of via de meldingskaart,…) met betrekking tot allerhande thema’s (staat van het wegdek, zwerfvuil, een defect,…) en sommige zelfs terugkerend, werden er bij de diensten van gemeente en OCMW het voorbije jaar 3 formele klachten ontvangen kaderend binnen het Participatiereglement, artikel 6 Klachtenbehandeling, dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad en OCMW-raad in zitting van 30 juni 2020. 1 klacht werd onontvankelijk verklaard, 2 klachten waren ontvankelijk maar bleken niet gegrond te zijn.
Planning 2023-2024
In 2023-2024 wordt er naar gestreefd om het MJP verder uit te voeren en het organisatiebeheersingssysteem verder structureel op te volgen en acties te formuleren en uit te voeren. Gelet op het fusietraject wordt ook de evaluatie van het kader meegenomen.
Enig artikel:
De Gemeenteraad neemt kennis van het rapporteringsverslag inzake organisatiebeheersing en klachtenbehandeling dat als bijlage aan dit besluit wordt gehecht.
Namens Gemeenteraad,
Florian Van de Sompel
Algemeen Directeur
Greet De Roo
Burgemeester-Voorzitter