Besluit  College van Burgemeester en Schepenen

Besluit

Enig artikel:
Het huishoudelijk reglement van het Schepencollege wordt als volgt vastgesteld:

BIJEENROEPING

Artikel 1
§ 1. Het college van burgemeester en schepenen vergadert elke week, in principe op donderdag om 14u , en telkens wanneer het nodig is.
§ 2. De burgemeester roept het college van burgemeester en schepenen bijeen en stelt de agenda op.
§ 3. Vanaf het elektronisch notulensysteem in voege is, wordt de oproeping verzonden via e-mail en worden de dossiers minstens ter beschikking gesteld via het enotulensysteem.
Artikel 2
§ 1. Voor de vergaderingen op donderdagnamiddag wordt de agenda uiterlijk op dinsdagmiddag om 13u00 gepubliceerd voor de leden van het college van burgemeester en schepenen.
Voor vergaderingen op een ander tijdstip, wordt het tijdstip van publiceren bepaald door de burgemeester in overleg met de algemeen directeur.
Ook in spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
§ 2. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
Artikel 3
Leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen steeds punten aan de agenda toevoegen. Zij bezorgen het punt aan de bevoegde dienst, die het verder voorbereidt. Indien er geen specifieke dienst bevoegd is, wordt de vraag aan de algemeen directeur bezorgd.

BESLOTEN VERGADERING
Artikel 4
De vergaderingen zijn niet openbaar.
Artikel 5
De leden van het college van burgemeester en schepenen en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
De leden van het college van burgemeester en schepenen gaan bijzonder voorzichtig om met alle persoonlijke informatie die ze verkrijgen vanuit hun functie. Dat geldt voor alle informatie, ongeacht de wijze waarop ze verkregen is. Een lid van het college zwijgt niet enkel over vertrouwelijke zaken, maar zorgt ook dat informatie die hij/zij op papier of elektronisch bezit, niet in handen van derden terecht kan komen.

INFORMATIE VOOR PUBLIEK
Artikel 6
De lijst met beslissingen van het college van burgemeester en schepenen, voorzien van een beknopte omschrijving, worden door de burgemeester bekendgemaakt op de gemeentelijke website zoals bepaald in artikel 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.
De belangrijkste beslissingen worden ook bekendgemaakt via andere gemeentelijke informatiekanalen.

QUORUM
Artikel 7
De algemeen directeur vermeldt de aanwezigheid van de leden van het college van burgemeester en schepenen in de notulen.
Artikel 8
Het college van burgemeester en schepenen kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is.
Leden die niet (tijdig) kunnen aanwezig zijn, verwittigen telefonisch of via e-mail de algemeen directeur.

WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 9
§ 1. De burgemeester zit de vergaderingen voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de burgemeester de vergadering voor geopend.
Indien de burgemeester tijdelijk afwezig is, of als hij bij een punt betrokken partij is, wordt hij vervangen door een van de schepenen in volgorde van hun rang, tenzij de burgemeester zijn bevoegdheid aan een andere schepen heeft opgedragen.
§ 2. Het laten deelnemen van derden aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet over het lokaal bestuur. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien moeten zij door de burgemeester uitgenodigd worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

Artikel 10
§ 1. Het college van burgemeester en schepenen bespreekt de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij anders wordt beslist.
§ 2. Een punt dat niet op de agenda van het college van burgemeester en schepenen voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 11
§ 1. Het college van burgemeester en schepenen beslist collegiaal en in consensus, tenzij een lid om de stemming vraagt.
Beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend.
Bij staking van stemmen verdaagt het college van burgemeester en schepenen de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het college van burgemeester en schepenen de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de burgemeester beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over dezelfde zaak een staking van stemmen is.
In afwijking van het vorige lid is het voorstel, in geval van staking van stemmen, verworpen, als het college van burgemeester en schepenen optreedt als tuchtoverheid.
§ 2. Het is voor een lid van het college van burgemeester en schepenen verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld.
Het lid moet zelf oordelen of hij zich in een situatie van belangenvermenging bevindt en zich moet onthouden van de beraadslaging en stemming.
Artikel 12
De leden van het college van burgemeester en schepenen stemmen niet geheim, behalve bij individuele personeelszaken.

NOTULEN
Artikel 13
De notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen vermelden de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 14
§ 1. De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld, overeenkomstig de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur.
§ 2. De notulen wordt op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd.
Artikel 15
De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

 
BEVOEGDHEDEN
Artikel 16
Het college kan een feitelijke bevoegdheidsverdeling bepalen, waarbij elk lid van het college een aantal beleidsdomeinen van gemeentelijk belang opvolgt. Deze bevoegdheidsverdeling doet echter geen afbreuk aan de aan het college van burgemeester en schepenen decretaal toegekende bevoegdheden.

INFORMATICA
Artikel 17
Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt conform bepaling art. 36 §3 – HHR – goedgekeurd in de GR dd. 19/03/19 jaarlijks een onkostenvergoeding van maximum 300 euro per jaar toegekend voor communicatie- en informaticamateriaal dat gebruikt wordt in het kader van de uitoefening van hun mandaat. Het betreft hier onder meer aanschaf, onderhoud, installatie, abonnementen, en communicatiekosten voor PC, laptop, tablet, smartphone, GSM…

DIGITAAL OF HYBRIDE COLLEGE
Artikel 18
Het college kan een (volledig) digitaal college houden op de dagen en uren die het bepaalt. De agenda vermeldt uitdrukkelijk dat het gaat om een digitaal college.
Artikel 19
Op het digitaal college worden bij voorkeur punten behandeld die termijn gebonden zijn en in principe geen bespreking vereisen.
Artikel 20
Bij een digitaal college loggen de leden van het college van burgemeester en schepenen in via de toepassing eNotulen en stemmen digitaal bij ieder agendapunt (via het principe van ivoting) tussen dinsdagmiddag 13u en donderdag 16u. Na het verstrijken van de termijn voor het inloggen, wordt nagegaan hoeveel leden van het college hebben ingelogd. Alleen in het geval de meerderheid van de leden van het college heeft ingelogd, wordt de inlogsessie beschouwd als een collegezitting.
Artikel 21
Van zodra een lid van het college in eNotulen aangeeft dat het een punt ter bespreking wil stellen, wordt dit punt verdaagd naar een volgende zitting van het college. Indien een lid van het college geen punten ter bespreking stelt en niet heeft ingelogd, wordt het geacht zijn goedkeuring te hebben verleend voor de geagendeerde punten.
Artikel 22
Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen voorziet dat het College op digitale wijze kan vergaderen conform artikel 54, 83 of 129 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur als al de volgende voorwaarden zijn vervuld:
1°ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

2°de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;
3°bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter van het college van burgemeester en schepenen controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

Artikel 23
Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen voorziet dat de vergaderingen van het College ook kunnen plaatsvinden op hybride wijze waarbij fysiek en digitaal vergaderen worden gecombineerd. Als een lid niet fysiek kan aanwezig zijn, kan hij/zij de fysieke vergadering digitaal bijwonen en dienen de voorwaarden bepaald in artikel 22 te worden vervuld. Het lid brengt tijdig de Voorzitter van het College en de Algemeen Directeur op de hoogte als hij/zij digitaal de vergadering wenst bij te wonen.