De Gemeenteraad keurt het reglement inzake het gebruik van de mobiele evenemententruck goed.
De gemeentelijke evenementenmobiel werd midden juni 2021 geleverd. Sindsdien werd de mobiel geïntegreerd in de zomerinrichting van het park (Genieten in het park) en tijdens deze testperiode werd het ontwerpreglement in de praktijk toegepast. Na het afsluiten van deze testperiode zal de evenementenmobiel ook op andere plaatsen inzetbaar worden. Een definitief en goedgekeurd gebruiksreglement is dan ook noodzakelijk zodat de gebruikers op een correcte en veilige manier gebruik kunnen maken van deze mobiel. Daarbij dienen ook de huurgelden vastgelegd te worden.
Inkomsten JBR: 2021/GBB/0710-00/7050999/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
De Gemeenteraad keurt onderstaand reglement inzake het gebruik van de mobiele evenemententruck goed.
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1: Doel
Door de aankoop en het inzetten van een mobiele evenemententruck (verder evenementenmobiel genoemd) op diverse locaties op het gemeentelijke grondgebied wil het gemeentebestuur van Ruiselede de sociale cohesie versterken en het gemeenschapsgevoel vergroten. De evenementenmobiel dient als logistieke basis voor de organisatie van activiteiten van het lokaal bestuur, maar ook voor de organisatie van activiteiten door verenigingen, organisaties en de in dit reglement bepaalde aanvragen van particulieren, bedrijven en privé-instellingen gevestigd in Ruiselede.
Artikel 2: Omschrijving
De mobiel kent volgende afmetingen:
De trailer weegt leeg ± 700 kg en mag met maximaal 50 kg geladen worden.
De mobiel beschikt over voldoende frigoruimte, een grote en een kleine spoelbak met voorzieningen voor warm en koud water, een vuilnisbak (excl. vuilniszakken die door de gebruiker worden voorzien), voldoende verlichting en stroomvoorziening door middel van een generator. Verder kan men ook gebruik maken van de voorzieningen in de mobiel (basispakket glazen, plateaus, klein materiaal: schaar, kurkentrekker, een brandblusapparaat,…)
Het correct gebruik van de evenementenmobiel en de bijhorende voorzieningen wordt uitgelegd in informatiefiches die ter beschikking gesteld worden in de mobiel en op de gemeentelijke website.
De aankoop van deze evenementenmobiel werd deels gesubsidieerd via de programmadoelstelling “bevordering van sociale inclusie, armoedebestrijding en economische ontwikkeling in plattelandsgebieden, met bijzondere aandacht voor het stimuleren van plaatselijke ontwikkeling in plattelandsgebieden” in het kader van het Programma voor Plattelandsontwikkeling in Vlaanderen (periode 2014-2020). Om die reden werden aan de buitenzijde van de evenementenmobiel naast het gemeentelijke logo ook de logo’s van Provincie West-Vlaanderen, de Vlaamse Overheid, de Europese Unie, Leader (een Europees programma voor plattelandsontwikkeling dat de leefbaarheid op het platteland in de ‘leadergebieden’ wil verbeteren door lokale initiatieven te ondersteunen en zo het economisch en maatschappelijk weefsel wil versterken) en de slagzin “Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling Europa investeert in zijn platteland” toegevoegd. Deze logo’s mogen niet verwijderd noch beschadigd worden.
Hoofdstuk 2: Gebruik van de evenementenmobiel
2.a Gebruikers
Artikel 3
De evenementenmobiel kan worden ingezet voor niet-commerciële doeleinden op markten, festivals, evenementen,…
Het gebruik van de evenementenmobiel wordt toegestaan aan deze gebruikers:
Artikel 4
Het gebruik van de evenementenmobiel wordt niet toegestaan aan deze gebruikers:
Het College van Burgemeester en Schepenen kan een gemotiveerde afwijking op het gebruik van de evenementenmobiel toestaan aan de categorieën Cm4 en E.
2.b Aanvraag
Artikel 5
De aanvragen tot het gebruik van de evenementenmobiel gebeuren bij de Dienst Onthaal. Dit kan zowel persoonlijk, telefonisch, via e-mail als via de reservatietoepassing. Dit laatste wordt ten zeerste aangeraden.
Artikel 6
De aanvragen worden toegewezen in volgorde van datum van ontvangst en gebeuren ten laatste één maand en ten vroegste één jaar voor aanvang van de activiteit. Jaarlijkse weerkerende activiteiten van het gemeentebestuur of lokale verenigingen worden in samenspraak met de gemeentelijke diensten in de planning opgenomen.
Artikel 7
Het College van Burgemeester en Schepenen en de gemeentelijke diensten kunnen een aanvraag verwerpen op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. Een gemotiveerde weigering zal in dit geval aan de aanvrager worden meegedeeld.
Artikel 8
De aanvraag wordt goedgekeurd door middel van een bevestigingsmail. Met het aanvaarden van de reservatie geeft het gemeentebestuur toestemming om de evenementenmobiel op het openbaar domein (plein, park) te plaatsen. De mobiel mag niet op hinderlijke plaatsen (fietspaden, voetpaden,…) staan.
Artikel 9
Bij aanvraag door een privépersoon of feitelijke vereniging is de aanvrager verantwoordelijk. Bij aanvraag door een vereniging met rechtspersoonlijkheid is de vereniging verantwoordelijk.
2.c Tarieven:
Artikel 10
| Categorie |
Gebruiker |
Huurgeld/dag |
Extra dag |
| A: |
Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, OCMW, adviesraden en politieke fracties. |
Gratis |
Gratis |
| B: |
Ruiseleedse erkende en gedeeltelijk erkende verenigingen en/of organisaties voor een activiteit die kadert binnen hun werking en/of promovoering en die plaatsvindt binnen de gemeentegrenzen. |
|
|
|
€75 |
€25 |
|
|
€25 |
€25 |
|
| Cm1 |
Niet-erkende Ruiseleedse verenigingen. |
€100 |
€25 |
| Cm2 |
Particulieren woonachtig te Ruiselede die op de dag van het wettelijk huwelijk iets te drinken wensen aan te bieden op de markt in Ruiselede-centrum. |
€50 |
n.v.t. |
| Cm3 |
Burengroepen voor straat- en wijkfeesten met als doel het versterken van de sociale cohesie en het vergroten van het gemeenschapsgevoel (mits men een maand voordien een grondige motivering voorlegt aan het College die bij uitzondering zal beslissen). |
€75 |
€25 |
| D |
Bedrijven en privé-instellingen gevestigd in Ruiselede. |
€100 |
€25 |
Facturen worden na gebruik opgemaakt.
Artikel 11
Schade- en verliesbedragen worden toegevoegd aan de factuur met huurgeld.
2.d Gebruik
Artikel 12
De aanvrager richt zich tot de gemeentelijke uitleendienst voor de huur van extra materiële benodigdheden voor de activiteit. Alle praktische afspraken gebeuren via afzonderlijke aanvraagformulieren die men kan bekomen bij de Dienst Onthaal. Aanvragen kunnen ook hier persoonlijk, telefonisch, via e-mail of via het e-loket (www.ruiselede.be/uitleenmateriaal) worden doorgegeven.
Daarnaast kan de aanvrager steeds gebruik maken van het materiaal aanwezig in de mobiel dat onder hoofdstuk 1, artikel 2, gespecifieerd werd. Deze materialen moeten na gebruik terug opgeborgen worden zoals voor de aanvang van de activiteit.
Artikel 13
De gebruiker blijft steeds hoofdelijk, en dus persoonlijk, verantwoordelijk voor het doel en de manier waarop de evenementenmobiel aangewend wordt en voor de activiteiten die er rond plaats vinden. Hij is gehouden tot het aanvragen en betalen van alle mogelijke taksen, belastingen, vergunningen, auteursrechten, enz. die het gevolg zijn van de activiteiten die in de onmiddellijke omgeving van de truck doorgaan en waarvan zij organisator zijn. De organisator houdt tevens rekening met de geldende gemeentelijke en politiereglementen.
Artikel 14
Alle activiteiten moeten uiterlijk beëindigd worden om 02u. Vanaf 22u is alle nachtlawaai verboden. Bovendien zal de gebruiker er zorg voor dragen dat hij geen geluidsoverlast veroorzaakt. Wanneer de gebruiker in het kader van de activiteiten gebruik maakt van muziek, verbindt hij zich er toe zich te schikken naar de betrokken wetgeving.
Artikel 15
De gebruiker zorgt voor permanentie tijdens de openingsuren en/of gebruik van de mobiel. Na gebruik dient de trailer afgesloten worden. Het gemeentebestuur staat niet in voor de bewaking en bewaring van de goederen van de gebruiker en draagt daaromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Het bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen opgelopen bij het gebruik van de evenementenmobiel. De gebruiker moet zelf voor de nodige verzekeringen voor de eigen leden instaan.
2.e Levering en sleutels
Artikel 16
Ten laatste voor het overgaan tot de plaatsing van de mobiel, controleert de Technische Dienst de staat van de mobiel aan binnen- en buitenzijde. Aanwezige onregelmatigheden, problemen of schade worden genoteerd en hersteld voor zover hiertoe de nodige tijd is. Indien een herstelling niet tijdig kan gebeuren, maar het gebruik niet in de weg staat, wordt de gebruiker van de problemen op de hoogte gebracht.
De evenementenmobiel wordt op de afgesproken dag, tijdstip en locatie geleverd door de gemeentelijke Technische Dienst. Op het moment van de levering wordt verwacht dat iemand aanwezig is om de correcte standplaats aan te wijzen. De Technische Dienst plaatst voor het verlaten van het terrein een trekhaakklem opdat de evenementenmobiel niet verplaatst kan worden. De Technische Dienst overhandigt de sleutel ter plaatse, geeft een korte technische uitleg en inspecteert samen met de aanwezige persoon de evenementenmobiel en het aanwezige materiaal. Bij onregelmatigheden, problemen of schade aan de trailer wordt dit duidelijk gemeld voordat de Technische Dienst het terrein verlaat.
Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden die niet tot de gebruikers kunnen gerekend worden. De organisatie van privé-initiatieven in de periode die het gebruikscontract overspant en waarbij het gebruikscontract werd ondertekend door een gebruiker is dan ook verboden.
De gebruiker verbindt zich ertoe de sleutels na gebruik in het sleutelkastje te deponeren. Bij verlies van de sleutel(s) wordt de kostprijs voor vervanging ervan aangerekend en dit volgens het bestaande retributiereglement betreffende gebruiksvoorwerpen en uitleenmateriaal.
2.f Voorwaarden
Artikel 17
De gebruikers worden geacht het reglement te kennen en na te leven. Bij het niet naleven van het reglement kunnen de gebruikers het gebruik van de evenementenmobiel geheel of gedeeltelijk ontzegd worden.
Artikel 18
Het gebruik van de mobiel wordt beperkt tot de toegestane duur. De aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit moeten bij de aanvraag precies omschreven worden en mogen niet afwijken van deze waarvoor toelating werd verleend.
Artikel 19
Bij diefstal of inbraak moet de gebruiker of degene die de feiten vaststelt onmiddellijk aangifte doen bij de politie en tevens de Dienst Onthaal verwittigen. Indien deze diensten niet bereikbaar zijn, dient de Technische Dienst of een lid van het College van Burgemeester en Schepenen verwittigd te worden.
Artikel 20
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan de trailer zowel door zichzelf, als door de deelnemers en toeschouwers van de door hen ingerichte activiteit. Indien de schade door de gebruiker werd veroorzaakt, zullen de kosten voor het herstel aan de gebruiker worden aangerekend.
Voor het innen van schade aan gebruiksvoorwerpen in de mobiel (glazen, meubilair,…) wordt verwezen naar het bestaande retributiereglement betreffende gebruiksvoorwerpen en uitleenmateriaal. Bij schade aan de mobiel zelf bepaalt het College van Burgemeester en Schepenen het schadebedrag.
Artikel 21
Het is verboden om aan de (binnen- en de buitenzijde van de) trailer versieringen of drukwerk e.d. te bevestigen. De logo’s en slagzinnen aan de buitenzijde van de trailer mogen niet verwijderd noch beschadigd worden.
Artikel 22
Met het oog op (brand)veiligheid mag de in- en uitgang op geen enkele wijze belemmerd worden. De gebruiker waakt strikt over het installeren en gebruiken van toestellen in de mobiel (bv. oven). Frituren in de trailer is niet toegelaten. Het brandblusapparaat mag niet worden ingesloten of aan het zicht worden onttrokken. Het blusdeken dient ten allen tijde in de mobiel aanwezig te zijn.
Hoofdstuk 3: Onderhoud
Artikel 23
Alle afval wordt na afloop van het evenement meegenomen. De gebruiker voorziet daartoe de nodige vuilniszakken voor gescheiden afvalinzameling. De in de gemeente geldende afvalsorteerregels moeten gerespecteerd worden.
Artikel 24
Na gebruik dient men alle gebruiksvoorwerpen terug op te bergen, alle oppervlakken, de koelruimtes, de vuilnisbak en de vloer grondig te poetsen. Na gebruik wordt dit gecontroleerd door een medewerker van het gemeentebestuur.
Artikel 25
Indien gebruik werd gemaakt van extra materialen, zoals tafels en stoelen, moeten deze schoongemaakt worden en in/bij elkaar gestapeld worden zoals aangeleverd.
Artikel 26
Wanneer de gemeentelijke diensten vaststellen dat aan deze verplichtingen geen of onvoldoende gevolg wordt gegeven, zal de gebruiker gecontacteerd worden en de kans bieden om alsnog aan deze verplichtingen te voldoen. Indien hij weigert zullen de aanvullende kosten aangerekend. De toeslag wordt bepaald door het retributiereglement voor geleverde prestaties van de Technische Dienst.
Hoofdstuk 4: Uitzonderingen
Artikel 27
Uitzonderingen op dit reglement kunnen enkel mits grondige motivering worden toegestaan door het College van Burgemeester en Schepenen.
Hoofdstuk 5: Bekendmaking
Artikel 28
Dit reglement wordt opgehangen in de evenementenmobiel. Dit reglement is integraal na te lezen op www.ruiselede.be en op reservaties.ruiselede.be.
Artikel 29
Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.